Krótkoterminowy podpis jednorazowy – co to i jak działa?

Krótkoterminowy podpis jednorazowy to rodzaj podpisu, który wykorzystywany jest do zatwierdzania dokumentów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności i jego certyfikat kwalifikowany ważny jest krótkoterminowo. Dowiedz się, jak działa, jakie dokumenty można nim podpisywać oraz jakie są jego ograniczenia względem kwalifikowanego podpisu elektronicznego klasycznego.

Co to jest krótkoterminowy podpis jednorazowy?

Jak sama nazwa wskazuje, kwalifikowany krótkoterminowy podpis jednorazowy to taki, który można użyć tylko raz, i ważność jego certyfikatu jest ograniczona w czasie, która wynosi od 24 godzin do 30 dni licząc od momentu aktywacji. Taki podpis pozwala na jednorazowe podpisanie dokumentu bez konieczności generowania klasycznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego z certyfikatem ważnym przez minimum rok. 

W ten sposób skraca się cały proces oraz zmniejsza związane z nimi koszty, co przydaje się wtedy, gdy potrzeba podpisania dokumentów występuje sporadycznie lub nie ma czasu na przejście przez dłuższy proces wyrobienia standardowego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Obecnie krótkoterminowy podpis jednorazowy uznawany jest za najtańszy podpis kwalifikowany oferowany przez dostawców usług zaufania.

Z punktu widzenia użytkownika ważne jest to, że  krótkoterminowy kwalifikowany podpis jednorazowy ma moc prawną tradycyjnego podpisu własnoręcznego, dzięki czemu może być wykorzystywany do zatwierdzania dokumentów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jednocześnie do jego obsługi nie jest wymagana instalacja dedykowanego oprogramowania, co znacznie upraszcza cały proces. Podpis jednorazowy wydawany jest w wersji mobilnej, a nie z użyciem czytników, tokenów czy kart kryptograficznych.

Certyfikat kwalifikowany krótkoterminowego podpisu jednorazowego generowany jest online przy użyciu zdalnej weryfikacji tożsamości. Ta odbywa się przy użyciu dokumentu tożsamości oraz nowoczesnych technologii do wideoweryfikacji, dzięki czemu cały proces jest prosty i nie pochłania wiele czasu.

Jak działa krótkoterminowy podpis jednorazowy?

Krótkoterminowy podpis jednorazowy działa tak samo, jak standardowy kwalifikowany podpis elektroniczny, przy czym można użyć go tylko przy jednej operacji. W zależności od wybranego dostawcy różnią się:

• okres ważności certyfikatu kwalifikowanego,
• ilość plików możliwych do podpisania w ramach jednej operacji,
• format obsługiwanych plików,
• łączna waga podpisywanych plików (standardowo od 10 MB do 20 MB).

Krótkoterminowy podpis jednorazowy ma swoje ograniczenia. Dotyczą one przede wszystkim: okresu ważności certyfikatu kwalifikowanego, ilości podpisywanych dokumentów, ich wielkości czy też formatu obsługiwanych plików. W związku z tym warto dokładnie przeanalizować, jakie są rzeczywiste potrzeby użytkownika, ile dokumentów będzie podpisywał oraz w jakich formatach.

Przewagą klasycznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest to, że nie ma on tylu ograniczeń. Przede wszystkim umożliwia podpisywanie większej ilości dokumentów, plików w formacie XML, często niedostępny dla krótkoterminowego podpisu jednorazowego czy też obsługę większych plików. Wówczas jednak trzeba zakupić podpis kwalifikowany z certyfikatem o minimum rocznej ważności, co wiąże się z koniecznością przejścia bardziej skomplikowanej procedury i większymi kosztami. W przypadku dużej ilości obsługiwanych dokumentów się to jednak opłaca. 

Jakie dokumenty można podpisać krótkoterminowym kwalifikowanym podpisem?

Podpis ten ma moc prawną podpisu własnoręcznego, dlatego pozwala na podpisywanie różnego rodzaju dokumentów. Wśród nich znajdują się m.in.:

• umowy HR-owe (np. umowa o pracę, umowy cywilno-prawne, umowy B2B),
• umowy deweloperskie (np.: umowa rezerwacyjna, umowa pośrednictwa w sprzedaży lub najmie lokalu, umowa najmu lokalu),
• umowy ubezpieczeniowe (np.: umowa agencyjna, pełnomocnictwa do zawierania umów ubezpieczeniowych),
• umowy finansowe (np.: umowy kredytu, transakcje leasingowe, umowy finansowania leasingowego),
• umowy motoryzacyjne (np.: umowa kupna/sprzedaży auta, umowa kredytu na zakup pojazdu, umowa leasingowa na pojazd),
• umowy licencyjne,
• i inne.

Korzyści związane z posiadaniem krótkoterminowego kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Korzystanie z krótkoterminowego kwalifikowanego podpisu elektronicznego daje wiele korzyści, w tym możliwość szybkiego podpisania dokumentu wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba. Najważniejsze zalety tego produktu cyfrowego to:

• równoważność krótkoterminowego podpisu elektronicznego z podpisem własnoręcznym, przez co pełni funkcję podpisu własnoręcznego w świetle prawa
• podpisywanie dokumentów w dowolnym miejscu i czasie z wykorzystaniem dedykowanej platformy,
• gotowość do użycia podpisu w ciągu kilku lub kilkunastu minut,
• możliwość zdalnego podpisania różnego rodzaju dokumentów,
• brak konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania oraz ponoszenia kosztów związanych z zakupem zewnętrznych urządzeń,
• opcja podpisania kilku plików w ramach jednej operacji z użyciem krótkoterminowego podpisu elektronicznego,
• oszczędność czasu oraz papieru i innych materiałów eksploatacyjnych przy podpisywaniu dokumentów,
• zachowanie pełnej zgodności z przepisami eIDAS,
• gwarancja bezpieczeństwa podpisywanych dokumentów.

Bez wątpienia jest to wygodna forma podpisywania dokumentów w formie zdalnej z zachowaniem ich mocy prawnej. Przydaje się w różnych okolicznościach, w tym w sytuacji, gdy jednostkowo trzeba podpisać dokument i użytkownik nie posiada klasycznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Krótkoterminowy podpis jednorazowy – podsumowanie

Krótkoterminowy podpis jednorazowy jest przydatnym produktem cyfrowym w sytuacji, gdy w krótkim czasie należy podpisać dokument online wymagający zachowania formy pisemnej. Ma on moc prawną podpisu własnoręcznego i jego wyrobienie zajmuje nawet do kilku lub kilkunastu minut. W zależności od wybranego pakietu umożliwia on jednorazowe podpisanie dokumentów w ciągu 24h, 7 dni lub 30 dni od aktywacji. To wygodny i bezpieczny wybór dla przedsiębiorców oraz innych osób, które nie potrzebują kwalifikowanego podpisu elektronicznego z długotrwałym okresem ważności certyfikatu.