Rodzaje podpisów elektronicznych: Podpis elektroniczny, zaawansowany i kwalifikowany

Nie każdy dokument wymaga takiego samego rodzaju podpisu. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy przede wszystkim od rodzaju dokumentu, sposobu jego wykorzystania oraz tego, czy przepisy lub druga strona wymagają określonego rodzaju podpisu.

W ramach rozporządzenia eIDAS wyróżniamy trzy podstawowe poziomy podpisu elektronicznego:

• Podpis elektroniczny (SES),
• Podpis elektroniczny zaawansowany (AES),
• Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES).

Różnią się między innymi sposobem identyfikacji osoby podpisującej, wymaganiami technicznymi i skutkami prawnymi.

Podpis elektroniczny (SES)

Podpis elektroniczny (SES) to podstawowy rodzaj podpisu elektronicznego. Nie wymaga kwalifikowanego certyfikatu ani specjalnego urządzenia.

Może być wykorzystywany do potwierdzania akceptacji dokumentów i wykonywania codziennych czynności elektronicznych. W praktyce sposób złożenia takiego podpisu zależy od zastosowanego rozwiązania i procesu.

Podpis elektroniczny (SES) sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie nie ma wymogu zastosowania podpisu zaawansowanego lub kwalifikowanego.

Przykładowe zastosowania podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny może być wykorzystywany między innymi do:

• akceptacji dokumentów,
• formularzy i zgód,
• dokumentów wewnętrznych,
• prostych procesów biznesowych,
• dokumentów, dla których nie jest wymagany podpis o wyższym poziomie bezpieczeństwa.

Ważne: zastosowanie podpisu elektronicznego nie oznacza automatycznie, że dokument ma skutek prawny równoważny dokumentowi podpisanemu własnoręcznie. Skutek prawny zależy od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów oraz okoliczności jego podpisania.

Podpis elektroniczny zaawansowany (AES)

Podpis elektroniczny zaawansowany (AES) zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa niż podstawowy podpis elektroniczny.

Zgodnie z wymaganiami eIDAS podpis elektroniczny zaawansowany musi być między innymi jednoznacznie przyporządkowany osobie podpisującej, umożliwiać ustalenie jej tożsamości, pozostawać pod jej kontrolą oraz pozwalać wykryć późniejsze zmiany w podpisanym dokumencie.

Dzięki temu podpis elektroniczny zaawansowany może być stosowany w procesach, w których istotne jest potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej i integralności dokumentu.

Przykładowe zastosowania podpisu elektronicznego zaawansowanego

Podpis elektroniczny zaawansowany może być wykorzystywany między innymi do:

• dokumentów HR,
• protokołów odbioru,
• dokumentacji operacyjnej,
• procesów wewnętrznych firmy,
• dokumentów wymagających wyższego poziomu identyfikacji podpisującego.

Podpis elektroniczny zaawansowany nie jest jednak tym samym co podpis kwalifikowany. Sam AES nie ma automatycznie skutku prawnego równoważnego podpisowi własnoręcznemu.

Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES)

Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES) jest najbardziej sformalizowanym rodzajem podpisu elektronicznego określonym w eIDAS.

Do jego złożenia potrzebny jest kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego oraz rozwiązanie spełniające wymagania określone w przepisach. Przed wydaniem certyfikatu konieczne jest również potwierdzenie tożsamości osoby, która będzie korzystać z podpisu.

Najważniejszą cechą podpisu elektronicznego kwalifikowanego jest jego skutek prawny.

Podpis elektroniczny kwalifikowany ma w Unii Europejskiej skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Kiedy stosuje się podpis elektroniczny kwalifikowany?

Podpis elektroniczny kwalifikowany może być wymagany między innymi wtedy, gdy:

• podpisujesz umowę B2B lub umowę o pracę
• kontrahent lub procedura wymaga podpisu kwalifikowanego,
• dokument musi zostać podpisany z wykorzystaniem podpisu równoważnego podpisowi własnoręcznemu,
• przepisy wymagają podpisu kwalifikowanego,
• potrzebny jest najwyższy poziom formalnego potwierdzenia podpisu elektronicznego.

Nie oznacza to jednak, że każdy ważny dokument trzeba podpisywać podpisem kwalifikowanym. Jeżeli konkretny proces nie wymaga QES, może być możliwe zastosowanie podpisu elektronicznego lub podpisu elektronicznego zaawansowanego.

Podpis elektroniczny, zaawansowany i kwalifikowany – różnice

Cecha	Podpis elektroniczny (SES)	Podpis elektroniczny zaawansowany (AES)	Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES)
Poziom	podstawowy	zaawansowany	kwalifikowany
Identyfikacja podpisującego	zależna od zastosowanego procesu	wymagana	wymagana
Powiązanie podpisu z podpisującym	możliwe, zależnie od zastosowanej metody	wymagane	wymagane
Integralność dokumentu	może być zapewniona przez zastosowaną technologię	wymagana	wymagana
Certyfikat kwalifikowany	nie	nie	tak
Równoważność podpisowi własnoręcznemu	nie	nie	tak, zgodnie z eIDAS
Typowe zastosowanie	dokumenty w których weryfikacja sms lub email jest wystarczająca	dokumenty wymagające silnej identyfikacji i wysokiego poziomu bezpieczeństwa	dokumenty wymagające formy równoważnej podpisowi własnoręcznemu

Jaki rodzaj podpisu elektronicznego wybrać?

Wybór powinien wynikać przede wszystkim z wymagań konkretnego dokumentu.

Podpis elektroniczny (SES) można wykorzystać wtedy, gdy potrzebujesz prostego potwierdzenia akceptacji lub podpisania dokumentu, a przepisy ani proces nie wymagają wyższego poziomu podpisu.

Podpis elektroniczny zaawansowany (AES) sprawdzi się wtedy, gdy ważna jest jednoznaczna identyfikacja podpisującego, kontrola nad procesem podpisywania oraz możliwość wykrycia zmian w dokumencie.

Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES) należy zastosować wtedy, gdy wymagany jest podpis kwalifikowany lub podpis mający skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Dlatego przed wyborem rodzaju podpisu warto sprawdzić wymagania dotyczące konkretnego dokumentu lub procesu, zamiast kierować się wyłącznie poziomem bezpieczeństwa.

Czy podpis kwalifikowany jest zawsze potrzebny?

Nie, to jedna z najczęstszych wątpliwości dotyczących podpisów elektronicznych.

Podpis elektroniczny kwalifikowany nie jest wymagany do każdego dokumentu. W wielu codziennych procesach wystarczający może być podpis elektroniczny (SES) albo podpis elektroniczny zaawansowany (AES).

Jeżeli jednak przepisy, urząd, procedura lub druga strona wymagają podpisu kwalifikowanego, należy zastosować podpis elektroniczny kwalifikowany (QES).

W przypadku dokumentów o szczególnym znaczeniu prawnym warto wcześniej sprawdzić wymagania dotyczące konkretnej czynności.

Czy podpis elektroniczny jest ważny w całej Unii Europejskiej?

Podpisy elektroniczne są regulowane na poziomie Unii Europejskiej przez rozporządzenie eIDAS.

Szczególną pozycję ma podpis elektroniczny kwalifikowany (QES), który zgodnie z eIDAS ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu i jest uznawany w państwach członkowskich Unii Europejskiej.

W przypadku podpisu elektronicznego (SES) i podpisu elektronicznego zaawansowanego (AES) skutki prawne należy oceniać w odniesieniu do konkretnego dokumentu i zastosowania.

Podpis elektroniczny dla cudzoziemca

Uzyskanie podpisu elektronicznego kwalifikowanego (QES) nie musi być uzależnione od posiadania polskiego numeru PESEL.

W zależności od dostawcy i dostępnej procedury tożsamość może zostać potwierdzona przy użyciu innych dopuszczonych metod identyfikacji.

Oznacza to, że cudzoziemiec bez numeru PESEL również może uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, jeżeli spełni wymagania dotyczące identyfikacji określone przez dostawcę usługi.

Podpisy elektroniczne w doPodpisu.pl

doPodpisu.pl to platforma do elektronicznego podpisywania i obsługi dokumentów online. Umożliwia korzystanie z trzech rodzajów podpisów:

• Podpis elektroniczny (SES),
• Podpis elektroniczny zaawansowany (AES),
• Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES).

Platforma pozwala nie tylko podpisać dokument, ale również organizować cały proces jego obiegu. W zależności od wybranego planu można między innymi:

• wysyłać dokumenty do podpisu,
• zapraszać kilka osób do podpisania dokumentu,
• ustalać kolejność podpisywania,
• monitorować status dokumentu,
• wysyłać przypomnienia,
• korzystać z podpisywania bez logowania,
• przechowywać dokumenty w e-Archiwum,
• weryfikować podpisane dokumenty,
• korzystać z szablonów i kontaktów,
• integrować proces podpisywania z innymi systemami za pomocą API.

Dzięki temu w jednej platformie można obsługiwać zarówno proste podpisywanie dokumentów, jak i bardziej rozbudowane procesy wymagające podpisu elektronicznego zaawansowanego lub kwalifikowanego.

FAQ – podpis elektroniczny, zaawansowany i kwalifikowany

Jaka jest różnica między podpisem elektronicznym, zaawansowanym i kwalifikowanym?

Podpis elektroniczny (SES) to podstawowy poziom podpisu. Podpis elektroniczny zaawansowany (AES) spełnia dodatkowe wymagania dotyczące identyfikacji podpisującego i integralności dokumentu. Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES) jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie i ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu zgodnie z eIDAS.

Czy podpis elektroniczny zaawansowany jest tym samym co podpis kwalifikowany?

Nie. Podpis elektroniczny zaawansowany (AES) i podpis elektroniczny kwalifikowany (QES) to dwa różne rodzaje podpisów. QES wymaga kwalifikowanego certyfikatu i ma szczególny skutek prawny określony w eIDAS.

Czy podpis elektroniczny (SES) jest legalny?

Tak. eIDAS uznaje podpis elektroniczny za formę podpisu elektronicznego. Nie oznacza to jednak automatycznie, że każdy dokument podpisany SES spełnia wymagania określone dla konkretnej czynności prawnej.

Czy każdy dokument trzeba podpisywać podpisem kwalifikowanym?

Nie. Rodzaj wymaganego podpisu zależy od konkretnego dokumentu, czynności i obowiązujących wymagań.

Który podpis jest równoważny podpisowi własnoręcznemu?

Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES) ma taki skutek prawny zgodnie z eIDAS.

Czy można korzystać z trzech rodzajów podpisów na jednej platformie?

Tak. doPodpisu.pl obsługuje podpis elektroniczny (SES), podpis elektroniczny zaawansowany (AES) oraz podpis elektroniczny kwalifikowany (QES).

Podsumowanie

Trzy podstawowe rodzaje podpisów elektronicznych różnią się poziomem wymagań i skutkami prawnymi:

• Podpis elektroniczny (SES) – podstawowy podpis do prostych procesów elektronicznych.
• Podpis elektroniczny zaawansowany (AES) – wyższy poziom identyfikacji podpisującego i ochrony integralności dokumentu.
• Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES) – podpis oparty na kwalifikowanym certyfikacie, który zgodnie z eIDAS ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Najważniejsze jest dopasowanie rodzaju podpisu do konkretnego dokumentu i procesu. Nie każdy dokument wymaga podpisu kwalifikowanego, ale jeżeli taki wymóg istnieje, zastosowanie podpisu elektronicznego lub zaawansowanego może nie być wystarczające.

Platforma doPodpisu.pl umożliwia obsługę podpisu elektronicznego (SES), podpisu elektronicznego zaawansowanego (AES) i podpisu elektronicznego kwalifikowanego (QES) w ramach jednej platformy do podpisywania i obsługi dokumentów online.

Uwaga: Informacje mają charakter edukacyjny i przedstawiają ogólne różnice między podpisem elektronicznymi. Nie stanowią porady prawnej ani rekomendacji dotyczącej wyboru rodzaju podpisu dla konkretnego dokumentu. W przypadku dokumentów, dla których przepisy określają wymaganą formę podpisu, należy zweryfikować obowiązujące wymagania prawne.