Podpis zaufany a podpis kwalifikowany – czym się różnią i który wybrać?
Podpis zaufany i podpis kwalifikowany to dwa różne sposoby elektronicznego podpisywania dokumentów. Podpis zaufany jest przede wszystkim przeznaczony do załatwiania spraw urzędowych online. Podpis kwalifikowany ma szersze zastosowanie i można wykorzystywać go między innymi do podpisywania umów, dokumentów firmowych oraz dokumentów w relacjach z podmiotami z innych państw Unii Europejskiej.
Jeżeli zastanawiasz się, czym różni się podpis zaufany od podpisu kwalifikowanego, najważniejsza różnica dotyczy ich zastosowania oraz skutków prawnych.
Spis treści
Podpis zaufany a podpis kwalifikowany – najważniejsze różnice
| Podpis zaufany | Podpis kwalifikowany | |
|---|---|---|
| Koszt | Bezpłatny | Płatny, oferowany przez dostawcę usług zaufania |
| Główne zastosowanie | Sprawy urzędowe online | Dokumenty, umowy i sprawy biznesowe |
| Zastosowanie w Polsce | Tak | Tak |
| Zastosowanie w UE | Ograniczone | Tak |
| Podpisywanie umów | Ograniczone zastosowanie | Tak, zależnie od wymaganej formy prawnej |
| Kontakt z administracją | Tak | Tak |
| Dokumenty biznesowe | Ograniczone zastosowanie | Szerokie zastosowanie |
| Skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu | Tylko w sprawach administracyjnych | Tak, zgodnie z eIDAS |
W skrócie: podpis zaufany sprawdza się przede wszystkim przy sprawach urzędowych, natomiast podpis kwalifikowany jest rozwiązaniem o szerszym zastosowaniu, szczególnie przy dokumentach i umowach.
Co to jest podpis zaufany?
Podpis zaufany to sposób elektronicznego podpisywania dokumentów i wniosków z wykorzystaniem Profilu Zaufanego. Pozwala potwierdzić tożsamość osoby, która składa podpis, i jest wykorzystywany przede wszystkim w kontaktach z administracją publiczną.
Podpis zaufany można wykorzystać między innymi do załatwiania spraw online związanych z:
- ZUS,
- podatkami,
- administracją publiczną,
- działalnością gospodarczą,
- składaniem wniosków i formularzy urzędowych,
- korzystaniem z usług publicznych dostępnych przez internet.
Dlatego podpis zaufany jest szczególnie przydatny osobom, które chcą załatwiać sprawy urzędowe bez wizyty w urzędzie.
Czy podpis zaufany i Profil Zaufany to to samo?
Nie są to dokładnie te same pojęcia.
Profil Zaufany służy do potwierdzania tożsamości użytkownika, natomiast podpis zaufany jest podpisem składanym przy jego wykorzystaniu.
W praktyce pojęcia te są często używane zamiennie, dlatego w kontekście podpisywania dokumentów można spotkać określenia „podpis zaufany” oraz „podpis Profilem Zaufanym”.
Do czego służy podpis zaufany?
Podpis zaufany służy przede wszystkim do elektronicznego załatwiania spraw z administracją publiczną.
Możesz wykorzystać go wtedy, gdy dana usługa internetowa umożliwia podpisanie dokumentu lub wniosku podpisem zaufanym.
Jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ nie wymaga kupowania podpisu kwalifikowanego. Dla osoby, która sporadycznie załatwia sprawy urzędowe online, podpis zaufany może być wystarczający.
Co to jest podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie, oferowanym przez dostawcę usług zaufania.
Ma szersze zastosowanie niż podpis zaufany. Można używać go nie tylko w kontaktach z administracją, ale również do podpisywania dokumentów i umów w relacjach biznesowych.
Podpis kwalifikowany może być wykorzystywany między innymi do:
- podpisywania umów,
- podpisywania dokumentów PDF,
- podpisywania dokumentów firmowych,
- podpisywania dokumentów kadrowych,
- załatwiania wybranych spraw urzędowych,
- podpisywania dokumentów w relacjach z zagranicznymi kontrahentami,
- czynności, dla których wymagana jest forma równoważna podpisowi własnoręcznemu.
Najważniejszą cechą podpisu kwalifikowanego jest jego skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu eIDAS.
Czy podpis zaufany można wykorzystać do podpisania umowy?
Podpis zaufany nie jest uniwersalnym zamiennikiem podpisu kwalifikowanego przy podpisywaniu umów.
To, czy podpis zaufany można wykorzystać przy konkretnej umowie, zależy od rodzaju dokumentu, wymaganej formy prawnej oraz sposobu, w jaki strony chcą zawrzeć umowę.
W przypadku wielu zwykłych umów przepisy nie wymagają podpisu kwalifikowanego. Nie oznacza to jednak, że podpis zaufany i podpis kwalifikowany mają takie same zastosowanie.
Jeżeli dana czynność wymaga formy równoważnej podpisowi własnoręcznemu, właściwym rozwiązaniem jest podpis kwalifikowany.
Dlatego przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, jaka forma podpisu jest wymagana w konkretnej sytuacji.
Czy podpis kwalifikowany zastępuje podpis zaufany?
Podpis kwalifikowany nie jest tym samym rozwiązaniem co podpis zaufany, ale może być wykorzystywany w wielu sytuacjach, w których potrzebny jest elektroniczny podpis lub potwierdzenie tożsamości.
Najważniejsza różnica polega na przeznaczeniu obu rozwiązań.
Podpis zaufany został przygotowany przede wszystkim z myślą o usługach administracji publicznej. Podpis kwalifikowany jest natomiast rozwiązaniem o szerszym zastosowaniu – szczególnie przy dokumentach, umowach i procesach biznesowych.
Nie oznacza to jednak, że podpis kwalifikowany automatycznie zastępuje każdą funkcję Profilu Zaufanego. Możliwość wykorzystania konkretnego podpisu zależy od usługi, z której korzystasz.
Podpis zaufany czy kwalifikowany – co wybrać?
Wybór zależy przede wszystkim od tego, do czego chcesz wykorzystać podpis elektroniczny.
Podpis zaufany wybierz, jeśli:
- chcesz załatwiać sprawy urzędowe online,
- składasz wnioski do administracji publicznej,
- korzystasz z usług ZUS lub administracji skarbowej,
- potrzebujesz bezpłatnego sposobu podpisywania obsługiwanych dokumentów urzędowych,
- korzystasz głównie z usług publicznych dostępnych przez internet.
Podpis kwalifikowany wybierz, jeśli:
- podpisujesz umowy,
- podpisujesz dokumenty firmowe,
- regularnie podpisujesz dokumenty PDF,
- współpracujesz z klientami i kontrahentami,
- potrzebujesz podpisu o skutku prawnym równoważnym podpisowi własnoręcznemu,
- podpisujesz dokumenty dla zagranicznych kontrahentów,
- chcesz wykorzystywać podpis elektroniczny także poza administracją publiczną.
Czy podpis zaufany jest bezpłatny?
Tak, korzystanie z Profilu Zaufanego i składanie podpisu zaufanego jest bezpłatne.
To jedna z najważniejszych różnic w porównaniu z podpisem kwalifikowanym, który jest oferowany przez dostawców usług zaufania w ramach płatnych usług.
Dla osoby, która potrzebuje podpisu wyłącznie do załatwiania spraw urzędowych, podpis zaufany może być więc wygodnym i bezpłatnym rozwiązaniem.
Czy podpis kwalifikowany jest płatny?
Tak. Podpis kwalifikowany jest oferowany przez dostawców usług zaufania w ramach płatnych usług.
Dostępne są różne modele korzystania z podpisu kwalifikowanego. W zależności od oferty można wybrać rozwiązanie przeznaczone do regularnego podpisywania dokumentów albo pojedynczego podpisania dokumentu.
Czy podpis zaufany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu?
Nie. Podpis zaufany nie ma takiego samego skutku prawnego jak kwalifikowany podpis elektroniczny.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest zgodnie z eIDAS równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Nie oznacza to, że podpis zaufany jest nieważny. Ma zastosowanie w określonych usługach i procesach, przede wszystkim związanych z administracją publiczną.
Czy podpis kwalifikowany działa w całej Unii Europejskiej?
Tak. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest uznawany w państwach Unii Europejskiej zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu eIDAS.
Ma to znaczenie przede wszystkim dla firm i osób, które podpisują dokumenty z zagranicznymi kontrahentami.
Podpis zaufany jest natomiast przede wszystkim rozwiązaniem przeznaczonym do korzystania z polskich usług administracji publicznej.
Czy podpis zaufany można wykorzystać za granicą?
Podpis zaufany nie jest rozwiązaniem przeznaczonym do swobodnego podpisywania dokumentów w międzynarodowym obrocie gospodarczym.
Jeżeli podpisujesz dokument dla zagranicznego kontrahenta i potrzebujesz rozwiązania uznawanego w całej Unii Europejskiej, właściwszym rozwiązaniem będzie kwalifikowany podpis elektroniczny.
Jak podpisać dokument podpisem zaufanym?
Jeżeli dana usługa umożliwia wykorzystanie podpisu zaufanego, proces zazwyczaj wygląda następująco:
- Przygotuj dokument lub wniosek.
- Przejdź do usługi, która obsługuje podpis zaufany.
- Wybierz dokument.
- Zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego.
- Potwierdź złożenie podpisu.
- Pobierz lub przekaż podpisany dokument zgodnie z instrukcją danej usługi.
Szczegółowy sposób podpisania dokumentu może się różnić w zależności od konkretnej usługi.
Jak podpisać dokument podpisem kwalifikowanym?
Sposób składania podpisu kwalifikowanego zależy od wybranego rozwiązania.
Podpis kwalifikowany może być dostępny między innymi w formie rozwiązania chmurowego. W takim przypadku użytkownik nie musi korzystać z fizycznej karty i czytnika.
Jeżeli chcesz podpisać dokument PDF, możesz wykorzystać odpowiedni format podpisu elektronicznego, na przykład PAdES.
Platformy do podpisywania dokumentów online mogą dodatkowo umożliwiać wysłanie dokumentu do innych osób, ustalenie kolejności podpisywania i monitorowanie statusu dokumentu.
Masz dodatkowe pytania do artykułu lub produktu?
Zostaw dane kontaktowe i porozmawiaj bezpłatnie z konsultantem.
