Niekwalifikowany podpis elektroniczny – co to i który wybrać?

Niekwalifikowany podpis elektroniczny to jeden ze sposobów zatwierdzania dokumentów elektronicznych. Przeznaczony jest do dokumentów o mniejszej wartości, które nie wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Z tego artykułu dowiesz się, czym dokładnie jest niekwalifikowany podpis elektroniczny, jakie są jego rodzaje oraz potencjał ich zastosowania w praktyce.

Czym jest niekwalifikowany podpis elektroniczny?

Niekwalifikowany podpis elektroniczny to rodzaj e-podpisu, który nie jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i nie zawiera certyfikatu kwalifikowanego, przez co ma mniejszą wiarygodność niż kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednocześnie podpis ten nie musi spełniać rygorystycznych standardów bezpieczeństwa, w tym wymogów unijnego rozporządzenia eIDAS. W przypadku uzyskania zwykłego podpisu elektronicznego proces weryfikacji tożsamości nie jest wymagany, a potwierdzenie osoby odbywa się bez weryfikacji dokumentu tożsamości. Zaawansowane podpisy elektroniczne bez certyfikatu kwalifikowanego wymagają zazwyczaj uwierzytelnienia za pomocą wiadomości SMS lub e-mail.

Zastosowanie niekwalifikowanego podpisu elektronicznego

Niekwalifikowany podpis elektroniczny stosowany jest do zatwierdzania podstawowych spraw urzędowych i biznesowych jednak tylko wtedy, gdy nie jest wymagane zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności. W praktyce oznacza to, że zakres zastosowania obejmuje tylko kwestie o niższej randze lub, w przypadku zaawansowanego podpisu elektronicznego w Polsce, obsługę spraw związanych z sektorem usług publicznych. 

Po spełnieniu określonych przesłanek podpis niekwalifikowany jest wiążący i może wywoływać skutki prawne. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny, a niekwalifikowany – różnice

Kwalifikowany podpis elektroniczny i niekwalifikowany podpis elektroniczny to dwa różne produkty i różnią się skutkiem prawnym w kontekście podpisywania dokumentu, a także posiadanym certyfikatem lub jego brakiem. W związku z tym obu podpisów nie można traktować zamiennie, a dokumenty wymagające formy pisemnej i jednocześnie podpisywane podpisem niekwalifikowanym nie będą wiążące.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis jednorazowy lub długoterminowy klasyczny podpis na karcie kryptograficznej, lub w chmurze ma moc prawną podpisu własnoręcznego i respektowany jest w całej Unii Europejskiej. Można podpisywać nim dokumenty wymagające formy pisemnej pod rygorem nieważności, w tym oferty przetargów, umowy biznesowe, faktury i inne. Kwalifikowany podpis elektroniczny służy do potwierdzania tożsamości właściciela w trakcie podpisywania dokumentów o dużej wadze i odbywa się to w ramach specjalnej procedury weryfikacji tożsamości. Za jego wyrobienie odpowiada kwalifikowany dostawca usług zaufania, który musi znajdować się na liście Narodowego Centrum Certyfikacji (Nccert.pl) i przestrzegać restrykcyjnych przepisów na podstawie rozporządzenia Unii Europejskiej (eIDAS). 

W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego każdy dokument podpisywany zawiera dodatkową informację o treści: „Jest to kwalifikowany podpis elektroniczny zgodny z przepisem UE 910/2014”. To potwierdzenie autentyczności podpisu. Ponadto zainteresowane strony mogą sprawdzić certyfikat autora podpisu.

Niekwalifikowany podpis elektroniczny

Niekwalifikowany podpis elektroniczny ma wyraźnie mniejszą moc prawną, a przepisy dotyczące jego uzyskania i posługiwania się z nim są mniej restrykcyjne. Niekwalifikowany e-podpis nie musi być przechowywany na zabezpieczonym nośniku oraz nie wymaga przejścia szczegółowej weryfikacji tożsamości. Można składać go bez specjalistycznego sprzętu i jest to prostsze, przez co nie jest on akceptowany w przypadku ważnych dokumentów lub dokument wymagających potwierdzenie tożsamości.

W kategorii niekwalifikowanych podpisów elektronicznych wyróżniamy zwykły podpis elektroniczny oraz zaawansowany podpis elektroniczny.

Zaawansowany czy zwykły elektroniczny – różnice

Podstawowy podział niekwalifikowanych podpisów elektronicznych można podzielić na:

• zwykły podpis elektroniczny,
• zaawansowany podpis elektroniczny.

Zwykły podpis elektroniczny

Zwykły podpis elektroniczny to taki, który można wygenerować samodzielnie na podstawie informacji, które podaje się samemu w całości podpisania dokumentu. Ma on najniższą rangę spośród e-podpisów. Dane podawane w nim są dobrowolne i nie są weryfikowane pod względem poprawności, co może powodować próby oszustwa i wyłudzeń. Weryfikacja odbywa się za pomocą dodatkowej metody uwierzytelniania, w tym numeru telefonu poprzez SMS lub wiadomość email z kodem potwierdzenia.

Zwykły podpis elektroniczny może posłużyć do podpisania umowy między dwoma stronami, o ile wcześniej obie wyrażą taką wolę. Złożenie tego zwykłego podpisu elektronicznego na dokumencie wymagającym formy pisemnej pod rygorem nieważności skutkuje jego nieważnością.

Na co dzień certyfikat niekwalifikowany zwykły wykorzystywany jest przy:

• umowach, które nie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności,
• podpisywaniu czy szyfrowaniu wiadomości mailowych,
• szyfrowaniu plików przechowywanych na dysku lub przesyłanych innym osobom,
• dokumentach wewnętrznych, w tym korespondencji, regulaminów, wniosków urlopowych itd., 
• dokumentach elektronicznych, które nie wymagają mocy prawnej.

Ze względu brak rygorystycznych standardów bezpieczeństwa i złożonej weryfikacji tożsamości, istnieje ryzyko wykorzystywania zwykłego podpisu elektronicznego przez oszustów. Jest to możliwe wtedy, gdy uwierzytelnianie składanego podpisu odbywa się za pomocą adresu e-mail lub numeru telefonu. Stosowane standardy uniemożliwiają unikalne przyporządkowanie zwykłego podpisu elektronicznego tylko od jednej osoby i tylko w ograniczonym stopniu pozwalają na ustalenie jej prawdziwej tożsamości.

Zaawansowany podpis elektroniczny

Zgodnie ze standardami zawartymi w rozporządzeniu eIDAS, za zaawansowany podpis elektroniczny uznaje się taki, który jednocześnie:

• pozwala na dokładne ustalenie tożsamości danej osoby,
• jest powiązany z dokumentem w sposób, który daje dostęp do historii późniejszych zmian,
• składany jest z użyciem danych wykorzystywanych wyłącznie przez daną osobę i charakteryzuje się to wysokim poziomem prawdopodobieństwa czy też pewności.

Podpis tego typu wciąż nie ma mocy podpisu własnoręcznego i może być stosowany w ograniczonym stopniu. Jednocześnie poziom jego uznania może być inny w różnych krajach Unii Europejskiej. Przykładem zaawansowanego podpisu elektronicznego w Polsce jest Profil Zaufany, który wykorzystywany jest w kontaktach z urzędami w ramach e-administracji. Inny przykład to podpis w dowodzie osobistym z elektronicznym chipem.  Co ciekawe zaawansowany niekwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje w Polsce taki sam skutek prawny, jak podpis własnoręczny, jednak tylko w przypadku usług publicznych. Reguła ta nie ma zastosowania do spraw biznesowych i innych, które nie wpisują się w kategorię polskich usług publicznych.

Stosuje się go m.in. w:

• Internetowym Koncie Pacjenta,
• e-Urzędzie Skarbowym,
• usłudze Twój e-PIT,
• platformie biznes.gov.pl,
• e-ZUS,
• e-KRS,
• ePUAP.

Jak uzyskać niekwalifikowany podpis elektroniczny?

Uzyskanie niekwalifikowanego podpisu elektronicznego jest odpowiednio prostsze niż w przypadku podpisu kwalifikowanego. Jest to związane m.in. z tym, że weryfikator nie wymaga potwierdzenia przesłania dokumentu tożsamości, a następnie odbycia wideorozmowy lub osobistej obecności w punkcie weryfikacji danych. Na rynku dostępne są zarówno bezpłatne, jak i płatne niekwalifikowane podpisy elektroniczne, przy czym cena ich zakupu jest wyraźnie niższa, niż w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Za wydanie niekwalifikowanego certyfikatu może odpowiadać dostawca usług zaufania. W procesie podpisywania dane podaje się dobrowolnie i nie następuje ich weryfikacja pod względem poprawności. W konsekwencji nie ma skutecznego narzędzia, które w stu procentach potwierdzałoby autentyczność podanych danych i pozwalało na przypisanie ich do konkretnej osoby podpisującej.

Zaawansowany podpis elektroniczny (np. wspomniany Profil Zaufany) można składać z wykorzystaniem bankowości elektronicznej lub elektronicznego dowodu osobistego. Alternatywą jest udanie się punktu potwierdzającego w wybranym urzędzie, w którym załatwia się sprawy administracyjne. Opcja taka dostępna jest w urzędach miast lub gmin, urzędach wojewódzkich, placówkach ZUS, urzędach skarbowych itd.

”W ramach platformy doPodpisu w planie FREE udostępnianych jest aż 5 niekwalifikowanych podpisów elektronicznie miesięcznie zupełnie za darmo i bez dodatkowych opłat. Więcej na ten temat na https://dopodpisu.pl/platforma-do-podpisywania-online/.” 

Może Cię zainteresować:

• Zaawansowany podpis jednorazowy
• Elektroniczny podpis jednorazowy

Niekwalifikowany podpis elektroniczny – co to i jak rozróżnić? – podsumowanie

Na rynku dostępne są dwa rodzaje niekwalifikowanych podpisów elektronicznych. To zwykły i zaawansowany podpis, które służą przede wszystkim do zatwierdzania dokumentów niższej rangi, a także do obsługi wniosków w ramach e-administracji państwowej i usług publicznych. Niekwalifikowane podpisy elektroniczne nie mają mocy podpisu własnoręcznego i nie można wykorzystywać ich do podpisywania dokumentów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wówczas należy skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.