Firmy handlowe wykorzystujące w swojej działalności technologie informatyczne, często korzystają również z elektronicznego obiegu dokumentów.
Dlatego też coraz częściej zamiast tradycyjnych podpisów na papierze stosuje się podpisy elektroniczne, które przyspieszają im procesy biznesowe i zwiększają ich efektywność.
Podpisy elektroniczne w firmach handlowych – praktyczne zastosowanie
W firmach handlowych podpisy elektroniczne są wykorzystywane na wiele sposobów, między innymi:
- Potwierdzenie odbioru towaru – po dostarczeniu towaru klientowi, ten może potwierdzić odbiór za pomocą podpisu elektronicznego, co jest wygodniejsze niż konieczność przysłania na papierze podpisu potwierdzającego odbiór.
- Umowy handlowe – podpisy elektroniczne pozwalają na szybsze i bezpieczniejsze podpisywanie umów handlowych między firmami
- Zgody i oświadczenia – w przypadku, gdy firma potrzebuje uzyskać zgodę lub oświadczenie od klienta w celu realizacji zamówienia lub przetwarzania danych, można to zrobić za pomocą elektronicznego formularza z podpisem elektronicznym.
- Dokumenty księgowe – elektroniczne podpisy na fakturach i innych dokumentach księgowych są legalnie równoważne podpisom odręcznym, dzięki czemu można uniknąć drukowania i przechowywania
- Wnioski kredytowe – podpisy elektroniczne umożliwiają klientom składanie wniosków kredytowych w trybie online, bez konieczności wychodzenia z domu i podpisywania dokumentów w biurze banku lub firmy pożyczkowej.
Wniosek
Podpisy elektroniczne są już powszechnie stosowane w firmach handlowych, dzięki czemu procesy biznesowe stają się szybsze i bardziej efektywne. Bezpieczeństwo i legalność podpisów elektronicznych jest już regulowane przez przepisy prawa, co sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na korzystanie z tej formy podpisu.
Przeczytaj także: https://dopodpisu.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow-w-firmie-handlowej