Elektroniczny obieg dokumentów dla firm – nowoczesny sposób na szybsze podpisywanie umów

Współczesne firmy coraz częściej odchodzą od papierowej dokumentacji na rzecz nowoczesnych rozwiązań cyfrowych. Jednym z najważniejszych narzędzi wspierających transformację cyfrową przedsiębiorstw jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD). Dzięki niemu dokumenty mogą być tworzone, przesyłane, akceptowane, podpisywane i archiwizowane całkowicie online, bez konieczności drukowania i fizycznego przekazywania między pracownikami.

Elektroniczny obieg dokumentów nie jest już tylko rozwiązaniem dla dużych korporacji. Coraz częściej korzystają z niego małe i średnie firmy, które chcą zwiększyć efektywność pracy, ograniczyć koszty i usprawnić komunikację wewnętrzną. Sprawdź, czym jest elektroniczny obieg dokumentów dla firm, jakie daje korzyści oraz jak wdrożyć go w organizacji.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to system umożliwiający zarządzanie dokumentacją firmową w formie cyfrowej. Pozwala na automatyczne przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami, działami lub kontrahentami zgodnie z wcześniej określonym procesem.

W praktyce oznacza to, że dokument nie musi być drukowany, podpisywany ręcznie i przekazywany kolejnym osobom. Wszystkie etapy realizowane są online, a użytkownicy mają stały dostęp do aktualnej wersji dokumentu oraz informacji o jego statusie.

W ramach elektronicznego obiegu dokumentów możliwe jest między innymi:

• tworzenie dokumentów online,
• przesyłanie dokumentów do akceptacji,
• podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym,
• stosowanie podpisu kwalifikowanego,
• śledzenie historii zmian,
• automatyzacja procesów biznesowych,
• archiwizacja dokumentów zgodna z przepisami.

Dlaczego firmy wdrażają elektroniczny obieg dokumentów?

Tradycyjny obieg dokumentów często generuje wiele problemów. Dokumenty giną wśród stosów papierów, proces akceptacji trwa długo, a pracownicy nie wiedzą, na jakim etapie znajduje się dana sprawa.

Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje większość tych problemów i pozwala na znaczne przyspieszenie procesów biznesowych.

Oszczędność czasu

Jedną z największych zalet elektronicznego obiegu dokumentów jest automatyzacja pracy. Dokument może zostać przekazany do odpowiedniej osoby natychmiast po wykonaniu poprzedniego kroku.

Nie ma potrzeby drukowania, skanowania czy przesyłania dokumentów kurierem. W efekcie proces, który wcześniej trwał kilka dni, może zostać zrealizowany nawet w kilka minut.

Redukcja kosztów

Firmy korzystające z elektronicznego obiegu dokumentów ograniczają wydatki związane z:

• drukiem dokumentów,
• zakupem papieru,
• tonerami i materiałami eksploatacyjnymi,
• archiwizacją dokumentacji,
• przesyłkami kurierskimi.

W przypadku większych organizacji oszczędności mogą wynosić nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie.

Łatwiejszy dostęp do dokumentów

System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia szybkie wyszukiwanie potrzebnych plików według nazwy, numeru dokumentu, kontrahenta lub daty.

Pracownicy nie muszą przeglądać segregatorów i archiwów. Wszystkie dokumenty są dostępne z poziomu jednego systemu.

Praca zdalna i hybrydowa

Wiele firm działa obecnie w modelu zdalnym lub hybrydowym. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala pracownikom akceptować i podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca na świecie.

Wystarczy komputer, tablet lub smartfon z dostępem do internetu.

Elektroniczny obieg dokumentów a podpis elektroniczny

Pełna cyfryzacja procesów wymaga nie tylko przesyłania dokumentów online, ale również ich podpisywania.

Dlatego nowoczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentów są integrowane z rozwiązaniami do podpisywania elektronicznego.

Na platformie doPodpisu.pl użytkownicy mogą:

• podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym,
• korzystać z podpisu zaawansowanego,
• używać kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• podpisywać dokumenty przez internet bez instalacji dodatkowego oprogramowania,
• wysyłać dokumenty do podpisu kontrahentom i pracownikom.

Połączenie elektronicznego obiegu dokumentów z e-podpisem sprawia, że cały proces odbywa się cyfrowo od początku do końca.

Jakie dokumenty można obsługiwać elektronicznie?

Elektroniczny obieg dokumentów znajduje zastosowanie praktycznie w każdym dziale firmy.

Najczęściej obejmuje:

Dokumenty HR

• umowy o pracę,
• aneksy do umów,
• wnioski urlopowe,
• oświadczenia pracowników,
• dokumentację kadrową.

Dokumenty handlowe

• oferty,
• zamówienia,
• umowy z klientami,
• umowy z dostawcami,
• pełnomocnictwa.

Dokumenty finansowe

• faktury kosztowe,
• faktury sprzedażowe,
• wnioski zakupowe,
• raporty finansowe,
• dokumentację księgową.

Dokumenty korporacyjne

• uchwały zarządu,
• protokoły,
• dokumenty wspólników,
• zgłoszenia urzędowe.

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?

Bezpieczeństwo danych jest jednym z najważniejszych aspektów cyfryzacji procesów.

Nowoczesne platformy do zarządzania dokumentami wykorzystują:

• szyfrowanie danych,
• kontrolę dostępu użytkowników,
• historię aktywności,
• kopie zapasowe,
• wielopoziomową autoryzację.

Dzięki temu dostęp do dokumentów mają wyłącznie uprawnione osoby, a każda operacja jest rejestrowana w systemie.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów warto rozpocząć od analizy obecnych procesów i określenia, które dokumenty generują najwięcej pracy administracyjnej.

Kolejnym krokiem jest wybór platformy umożliwiającej:

• zarządzanie dokumentami online,
• podpisywanie dokumentów elektronicznie,
• wysyłkę dokumentów do kontrahentów,
• monitorowanie statusów,
• archiwizację dokumentacji.

Dobrą praktyką jest również przeszkolenie pracowników oraz opracowanie standardów dotyczących obiegu dokumentów w organizacji.

Elektroniczny obieg dokumentów z doPodpisu.pl

Platforma doPodpisu.pl umożliwia cyfrową obsługę dokumentów w jednym miejscu. Dzięki integracji elektronicznego obiegu dokumentów z podpisami elektronicznymi firmy mogą znacząco skrócić czas realizacji procesów oraz ograniczyć koszty administracyjne.

Najważniejsze korzyści:

• podpisywanie dokumentów online,
• wysyłka dokumentów do wielu osób jednocześnie,
• monitorowanie statusu podpisów,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• elektroniczne archiwum dokumentów,
• dostęp z każdego urządzenia,
• zgodność z przepisami prawa i rozporządzeniem eIDAS.

Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów dla firm to rozwiązanie, które pozwala przyspieszyć procesy biznesowe, zwiększyć kontrolę nad dokumentacją i ograniczyć koszty związane z papierowym obiegiem dokumentów. W połączeniu z podpisem elektronicznym umożliwia całkowicie cyfrową obsługę umów, faktur, dokumentów kadrowych i wielu innych procesów.

Firmy, które wdrażają elektroniczny obieg dokumentów już dziś, zyskują przewagę konkurencyjną, poprawiają efektywność pracy oraz przygotowują organizację na dalszą cyfryzację procesów biznesowych.