Zalety elektronicznego obiegu dokumentów sprawiają, że jasna staje się jego przewaga nad pozostawaniem przy dokumentacji papierowej. Sprawdź, dlaczego jest przyszłością każdej firmy.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów polega na korzystaniu tylko z dokumentów cyfrowych. Nieodłącznie wiążą się z nim usługi zaufania i platformy takie jak dopodpisu.pl. W związku z postępującą cyfryzacją na skali krajowej (system KSeF, e-doręczenia, Twój e-PIT, czy Płatnik ZUS), elektroniczne dokumenty staną się podstawą każdego biznesu i nieodłącznym elementem życia każdego obywatela.
Przekonujemy, dlaczego warto przekonać się do nich już dziś.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Wykorzystywanie w firmie bezpiecznego systemu do obiegu, podpisywania i archiwizacji dokumentów w formie cyfrowej to kluczowy element zapewnienia bezpieczeństwa i skuteczności działań firmy.
Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów
Podstawową zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest szybszy, łatwiejszy i bardziej kontrolowany dostęp do nich. Bezpieczne systemy zapewniające szyfrowanie, składanie i weryfikację podpisów elektronicznych pozwalają zminimalizować ryzyko utraty, uszkodzenia lub nieuprawnionego dostępu do dokumentów.
Oszczędność czasu
Dzięki systemowi cyfrowemu, dokumenty mogą być przesyłane i podpisywane bez konieczności drukowania, ręcznego podpisywania i skanowania. Umożliwiają również przesyłanie dokumentów w ciągu sekund, niezależnie od odległości.
Oszczędność kosztów
Zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest również zmniejszenie kosztów. Dokumenty cyfrowe eliminują koszty związane z drukowaniem, wysyłką i archiwizacją dokumentów w formie papierowej. Ponadto, cyfrowy system pozwala oszczędzić czasu pracowników, którzy nie muszą poświęcać czasu na ręczne przetwarzanie i przesyłanie dokumentów.
Łatwiejsza archiwizacja
System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia łatwiejsze ich archiwizowanie. Dzięki niemu dokumenty są przechowywanie w bezpiecznych i trwałych formatach, np. w chmurze. Tam są odporne na zgubienie, czy uszkodzenie. Ponadto, dostęp do nich jest ułatwiony, w porównaniu z klasycznym archiwum. W dodatku, digitalizacja dokumentów pozwala zwolnić bardzo dużo miejsca.
Zwiększenie wydajności
Wszystkie te cechy składają się na największą zaletę elektronicznego obiegu dokumentów – zwiększenie efektywności działania firmy. Daje ją łatwiejszy dostęp do dokumentów, większa pewność ich przechowywania, zmniejszenie kosztów i oszczędność czasu, jakie przynosi platforma dopodpisu.pl.
Przeczytaj także: Jakie znaczenie ma obieg dokumentów w firmie?
