Obieg dokumentów w firmie wymaga przeprowadzania wielu działań administracyjnych. Te są czasochłonne, a podczas ich wykonywania łatwo popełnić błąd, np. podczas wpisywania danych kontrahenta. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na obieg dokumentów w formie elektronicznej, z zastosowaniem podpisu kwalifikowanego.
Import listy kontaktów do systemu obiegu dokumentów
Import listy kontaktów do systemu obiegu dokumentów pozwala na automatyczne przeniesienie jej do programu. Dzięki temu, nie musimy marnować czasu na ręczne przepisywanie danych i numerów. To pozwala znacznie zmniejszyć liczbę błędów.
Po zaimportowaniu książki kontaktów, użytkownik doPodpisu może natychmiast zacząć z nich korzystać korzystać podczas procesu wysyłania dokumentów.
Obieg dokumentów z podpisem kwalifikowanym – zalety
Elektroniczny obieg dokumentów ma wiele zalet. Najważniejsze jest to, że zapewnia bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów. A to dzięki zastosowaniu podpisu kwalifikowanego, jedynego, który jest prawnie równoważny własnoręcznemu. Jest on szyfrowany specjalnym certyfikatem, co umożliwia jednoznaczne powiązanie osoby podpisującej dokument z danymi, których używa.
Dzięki zastosowaniu połączeniu elektronicznego obiegu dokumentów z podpisem kwalifikowanym, możesz załatwiać formalności w dowolnym miejscu i czasie. Wystarczy, że posiadasz dostęp do platformy. Dzięki temu cały proces podpisywania dokumentu jest prosty i intuicyjny.
Ponadto, proces podpisywania dokumentów w obiegu elektronicznym jest szybszy, niż w przypadku papierowej dokumentacji, co zwiększa wydajność i efektywność pracy.
Obieg dokumentów – powiadomienia
Dobra platforma do obiegu dokumentów, taka jak dopodpisu.pl daje możliwość łatwego monitorowania statusu dokumentu oraz otrzymywania powiadomień o jego podpisaniu. Platforma umożliwia śledzenie statusu dokumentu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu użytkownik wie, na jakim etapie jest np. jego umowa.
Dodatkowo, użytkownik może ustawić powiadomienia e-mailowe lub SMS-owe, które informują go o konieczności podpisania dokumentu lub o jego podpisaniu przez inną osobę.
Kiedy zdecydujesz się na wybór platformy do podpisu, sprawdź, która subskrypcja opłaca się najbardziej: Subskrypcja na system obiegu dokumentów – roczna, czy miesięczna? Którą lepiej wybrać?
