Cyfrowa archiwizacja dokumentów to duże ułatwienia dla każdej firmy. Umożliwia łatwy i nieustanny dostęp do dokumentów. Gwarantuje poza tym ich bezpieczeństwo i chroni przed zgubieniem. Należy jednak zwrócić uwagę, na jakość usługi. Podpowiadamy, jak wybrać archiwum cyfrowe dla firmy.
Archiwum cyfrowe dla firmy – jak wybrać najlepsze?
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Przede wszystkim, należy upewnić się, że wybrany dostawca archiwum cyfrowego spełnia określone wymagania bezpieczeństwa oraz jest zgodny z przepisami prawa, w tym z rozporządzeniem RODO. Dostawca powinien zapewniać najwyższy poziom bezpieczeństwa danych oraz stosować szyfrowanie SSL/TLS.
Dostępność i skalowalność
Kolejnym ważnym aspektem jest dostępność dostawcy cyfrowego archiwum. Powinien on zapewniać stałą dostępność swoich usług, a także umożliwiać łatwą skalowalność w przypadku zwiększenia ilości przechowywanych dokumentów. Dostawca powinien także oferować wsparcie techniczne, które pozwoli szybko rozwiązać problemy.
Integracja z innymi systemami
Dobry dostawca archiwum cyfrowego powinien oferować integrację z innymi systemami, takimi jak systemy zarządzania dokumentami czy ERP. Dzięki temu możliwe będzie jeszcze większe usprawnienie procesu wymiany dokumentów.
Usługi dodatkowe
Warto także zwrócić uwagę na usługi dodatkowe oferowane przez dostawcę cyfrowego archiwum. Powinien on oferować możliwość przeszukiwania i filtrowania dokumentów, a także umożliwiać łatwe udostępnianie dokumentów innym użytkownikom. Dodatkowo, warto sprawdzić, czy dostawca oferuje możliwość wykonywania kopii zapasowych oraz archiwizacji dokumentów.
Opinie użytkowników
Ostatecznie, warto zwrócić uwagę na opinie innych użytkowników danego dostawcy cyfrowego archiwum. Można je znaleźć w Internecie, na forach branżowych czy w serwisach oceniających usługi IT. Dzięki temu można poznać doświadczenia innych klientów i lepiej ocenić jakość ofert
Podsumowując, wybierając usługę cyfrowego archiwum dla dokumentów, warto zwrócić uwagę na bezpieczeństwo, dostępność, skalowalność i możliwość integracji z posiadanymi systemami.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak wykorzystanie platformy do obiegu dokumentów i podpisu elektronicznego zwiększają bezpieczeństwo i efektywność firmy? Przeczytaj: Jakie zalety ma archiwizacja cyfrowa dokumentów?
