Tradycyjny papierowy obieg dokumentów w firmie wiąże się z wieloma kosztami, takimi jak koszty papieru, drukarki, ksero. Marnujemy również czas na przesyłanie dokumentów między różnymi oddziałami czy też wysyłając je do kontrahentów. Sprawdź, jak elektroniczny obieg dokumentów pozwala obniżyć koszty w firmie. Poznasz też inne jego zalety.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów polega na przesyłaniu, przetwarzaniu i przechowywaniu dokumentów za pomocą środków elektronicznych. Wszystkie dokumenty są zapisywane w formie cyfrowej, a przekazywane między pracownikami za pomocą sieci komputerowej.
Dzięki temu wszystkie dokumenty są dostępne online, co ułatwia zarządzanie nimi oraz umożliwia szybki i łatwy dostęp do nich. Przykładem elektronicznego obiegu dokumentów jest platforma dopodpisu.pl. Za jej pomocą możesz nie tylko przesyłać i przechowywać dokumenty, ale również podpisywać je elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub zwykłym.
Jak obniżyć koszty w firmie za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów?
Oszczędność czasu
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybkie przesyłanie dokumentów między pracownikami, oddziałami i wysyłanie ich do kontrahentów. Oznacza to mniej środków poświęconych na wykonywania zadań administracyjnych.
Oszczędność pieniędzy
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić na kosztach papieru, drukowania, kserowania, a także na kosztach związanych z przesyłaniem dokumentów pocztą lub kurierem.
Łatwiejszy dostęp do dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia łatwy dostęp do dokumentów online, bez potrzeby przeszukiwania stosów papierów. Dzięki temu pracownicy mogą szybciej i łatwiej wyszukać potrzebne dokumenty. Mniej czasu poświęconego na formalności oznacza więcej czasu podczas którego można zajmować się dochodowymi zadaniami firmy.
Bezpieczeństwo dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na łatwe zabezpieczenie dokumentów przed nieuprawnionym dostępem. Dzięki temu dokumenty są bezpieczne i chronione przed kradzieżą czy utratą. Bezpieczne dane oznaczają mniej strat spowodowanych ich utratą.
Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie, wybierz odpowiednią platformę. Na dopodpisu.pl już za 39 złotych miesięcznie możesz przesyłać nieograniczoną liczbę dokumentów. Masz też do dyspozycji dostęp do kwalifikowanego podpisu elektronicznego od EuroCert.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak wykorzystanie platformy do obiegu dokumentów i podpisu elektronicznego zwiększają bezpieczeństwo i efektywność firmy? Przeczytaj: Jak dbać o środowisko naturalne w firmie?
