Jak podpisać dokument Word podpisem kwalifikowanym?
Jeśli masz dokument przygotowany w Microsoft Word i chcesz podpisać go Podpisem elektronicznym kwalifikowanym (QES), najprościej najpierw zapisać dokument jako PDF, a następnie podpisać go online.
W doPodpisu.pl możesz przesłać gotowy plik PDF i podpisać go Podpisem elektronicznym kwalifikowanym (QES) bez konieczności drukowania, podpisywania dokumentu ręcznie i skanowania go ponownie.
Spis treści
Czy można podpisać dokument Word podpisem kwalifikowanym?
Dokument przygotowany w Wordzie najlepiej przed podpisaniem zapisać jako PDF. Dzięki temu podpisujesz gotową wersję dokumentu, która nie zależy od wersji programu Microsoft Word ani ustawień używanych przez odbiorcę.
W przypadku dokumentów PDF podpis kwalifikowany może być składany w standardzie PAdES, przeznaczonym do podpisywania plików PDF.
Proces wygląda następująco:
Word → PDF → podpis kwalifikowany → gotowy podpisany dokument PDF
Jak podpisać dokument Word podpisem kwalifikowanym?
1. Przygotuj dokument w Wordzie
Otwórz dokument w Microsoft Word i wprowadź wszystkie potrzebne zmiany.
Przed podpisaniem sprawdź treść, dane stron, daty, załączniki i inne informacje. Po złożeniu podpisu każda zmiana dokumentu może mieć wpływ na jego weryfikację.
2. Zapisz dokument jako PDF
W Microsoft Word wybierz:
Plik → Zapisz jako → PDF
Możesz również skorzystać z opcji eksportowania dokumentu do formatu PDF.
Po zapisaniu otwórz plik i sprawdź, czy dokument wygląda tak, jak powinien.
3. Prześlij PDF do doPodpisu.pl
Przejdź do doPodpisu.pl i rozpocznij proces podpisywania dokumentu.
Dodaj wcześniej przygotowany plik PDF.
4. Wybierz Podpis elektroniczny kwalifikowany
Wybierz Podpis elektroniczny kwalifikowany i przejdź przez proces autoryzacji wymagany do złożenia podpisu.
Jeżeli podpisujesz dokument PDF, podpis kwalifikowany zostanie złożony w formacie PAdES.
5. Podpisz i pobierz dokument
Jeśli dokument ma podpisać również druga osoba, wskaż odbiorcę w doPodpisu.pl. Platforma wyśle do niego dokument do podpisania i przeprowadzi go przez proces składania podpisu.
Jeżeli dokument podpisujesz tylko Ty, możesz przejść przez proces podpisywania samodzielnie, a następnie pobrać gotowy, podpisany plik PDF.
W obu przypadkach otrzymujesz elektroniczną wersję dokumentu, którą możesz dalej przekazać lub wykorzystać w odpowiedniej procedurze.
Ważne: zachowaj oryginalny podpisany plik elektroniczny. Zawiera on dane związane z podpisem, które są potrzebne do jego weryfikacji.
Czy można podpisać dokument Word innym podpisem elektronicznym?
Tak. Jeżeli w danym przypadku nie jest wymagany Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES), możesz wybrać również:
- Podpis elektroniczny (SES),
- Podpis elektroniczny zaawansowany (AES),
- Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES).
Wybór rodzaju podpisu zależy od tego, jaki poziom podpisu jest potrzebny w danej sytuacji i czy przepisy, odbiorca dokumentu lub charakter sprawy wymagają konkretnego rodzaju podpisu.
Kiedy potrzebny jest podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany może być potrzebny między innymi wtedy, gdy określona czynność wymaga formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej albo gdy odbiorca dokumentu wymaga zastosowania podpisu kwalifikowanego.
Nie każdy dokument wymaga jednak podpisu kwalifikowanego. Przed podpisaniem warto sprawdzić wymagania dotyczące konkretnej umowy, formularza lub procedury.
Jak sprawdzić podpisany dokument?
Po podpisaniu dokumentu warto sprawdzić, czy podpis został prawidłowo złożony i czy dokument nie został zmieniony.
W doPodpisu.pl możesz skorzystać z funkcji „Weryfikacja”. Wystarczy przesłać podpisany plik, aby sprawdzić informacje dotyczące podpisu i jego zgodności z dokumentem.
Podsumowanie
Aby podpisać dokument Word Podpisem elektronicznym kwalifikowanym (QES):
- Przygotuj dokument w Microsoft Word.
- Sprawdź jego treść i zapisz finalną wersję.
- Zapisz dokument jako PDF.
- Prześlij PDF do doPodpisu.pl.
- Wybierz Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES).
- Przejdź przez proces autoryzacji i podpisz dokument.
- Pobierz podpisany plik PDF.
- W razie potrzeby sprawdź dokument za pomocą funkcji „Weryfikacja”.
Nie musisz drukować dokumentu, podpisywać go odręcznie ani skanować. Cały proces możesz przeprowadzić elektronicznie.
Masz dodatkowe pytania do artykułu lub produktu?
Zostaw dane kontaktowe i porozmawiaj bezpłatnie z konsultantem.
