Jak wydrukować dokument z podpisem elektronicznym?

Dokument podpisany elektronicznie można wydrukować tak samo jak zwykły plik PDF. Warto jednak pamiętać, że podpis elektroniczny jest związany z dokumentem w formie elektronicznej.

Jeżeli chcesz przygotować papierową wersję dokumentu, wydrukuj cały plik, w tym Poświadczenie podpisania dokumentu. Zawiera ono informacje niezbędne do weryfikacji zgodności podpisu z dokumentem elektronicznym.

Jednocześnie warto zachować oryginalny plik elektroniczny, np. PDF lub XML, wraz z danymi związanymi z podpisem.

Czy dokument podpisany elektronicznie można wydrukować?

Tak. Dokument podpisany elektronicznie można wydrukować.

Wydruk jest papierową postacią dokumentu. Nie zawiera jednak podpisu elektronicznego w jego cyfrowej postaci. Podpis można zweryfikować na podstawie oryginalnego dokumentu elektronicznego i danych związanych z podpisem.

Dlatego po wydrukowaniu dokumentu warto zachować również jego elektroniczny oryginał.

Jeżeli dokument został podpisany w doPodpisu.pl, na końcu dokumentu znajduje się Poświadczenie podpisania dokumentu. Zawiera ono informacje związane z procesem podpisania, w tym dane niezbędne do weryfikacji zgodności podpisu z dokumentem elektronicznym.

Jak wydrukować dokument z podpisem elektronicznym? Krok po kroku

1. Pobierz podpisany dokument

Po zakończeniu procesu podpisywania pobierz podpisany dokument na swoje urządzenie.

W zależności od rodzaju dokumentu może to być między innymi plik PDF lub XML.

2. Otwórz dokument

Otwórz pobrany plik w odpowiednim programie.

Sprawdź wszystkie strony dokumentu. W przypadku dokumentów obsługiwanych przez doPodpisu.pl na końcu dokumentu znajduje się Poświadczenie podpisania dokumentu.

3. Sprawdź Poświadczenie podpisania dokumentu

Przed wydrukowaniem sprawdź zawartość Poświadczenia podpisania dokumentu.

Może ono zawierać między innymi:

• informacje o osobach podpisujących dokument,
• rodzaj zastosowanego podpisu elektronicznego,
• datę i czas podpisania,
• informacje dotyczące podpisów lub pieczęci elektronicznych,
• informacje niezbędne do weryfikacji zgodności podpisu z dokumentem elektronicznym.

4. Wydrukuj cały dokument

W programie do obsługi plików wybierz Drukuj.

Jeżeli chcesz zachować kompletną dokumentację papierową, wybierz drukowanie wszystkich stron, w tym strony zawierającej Poświadczenie podpisania dokumentu.

5. Zachowaj oryginalny plik elektroniczny

Po wydrukowaniu nie usuwaj elektronicznej wersji dokumentu.

Oryginalny plik elektroniczny wraz z danymi podpisu jest potrzebny do elektronicznej weryfikacji podpisu.

Wydruk nie zastępuje elektronicznego dokumentu, jeśli konieczne jest sprawdzenie podpisu w formie cyfrowej.

Czy wydruk dokumentu zachowuje podpis elektroniczny?

Nie. Wydruk nie zawiera podpisu elektronicznego w jego cyfrowej postaci.

Podpis elektroniczny jest powiązany z dokumentem elektronicznym. Dlatego jego weryfikację przeprowadza się na podstawie elektronicznego pliku i danych związanych z podpisem.

Jednocześnie wydruk może zawierać Poświadczenie podpisania dokumentu, które przedstawia informacje niezbędne do weryfikacji zgodności podpisu z dokumentem elektronicznym.

Dlatego warto zachować oba elementy:

• papierowy wydruk dokumentu wraz z Poświadczeniem podpisania dokumentu,
• oryginalny plik elektroniczny z podpisem.

Czy można zweryfikować podpis na wydrukowanym dokumencie?

Podpisu elektronicznego nie weryfikuje się bezpośrednio na papierze.

Weryfikacja podpisu odbywa się na podstawie dokumentu elektronicznego oraz danych związanych z podpisem.

Poświadczenie podpisania dokumentu zawiera informacje niezbędne do weryfikacji zgodności podpisu z dokumentem elektronicznym. Dlatego warto zachować je razem z wydrukiem.

Jeżeli potrzebujesz potwierdzić zgodność papierowej kopii z dokumentem elektronicznym, w określonych sytuacjach wydruk może zostać poświadczony za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę lub organ.

Skutek takiego poświadczenia zależy od rodzaju dokumentu oraz podstawy prawnej.

Czy wydruk dokumentu może być ważny prawnie?

Sam fakt wydrukowania dokumentu podpisanego elektronicznie nie powoduje, że papierowa kopia automatycznie staje się równoważna elektronicznemu oryginałowi.

Znaczenie prawne wydruku zależy od rodzaju dokumentu, celu jego wykorzystania oraz obowiązujących przepisów.

W określonych sytuacjach papierowa kopia może uzyskać odpowiedni skutek poprzez poświadczenie jej zgodności z dokumentem elektronicznym przez uprawnioną osobę lub organ.

Oryginał dokumentu podpisanego elektronicznie

W przypadku dokumentu podpisanego elektronicznie należy zachować oryginalny plik elektroniczny, np. PDF lub XML, wraz z danymi związanymi z podpisem.

To właśnie elektroniczna wersja dokumentu pozwala przeprowadzić weryfikację podpisu.

Nie należy więc usuwać pliku elektronicznego po wydrukowaniu dokumentu, nawet jeśli papierowa kopia zawiera Poświadczenie podpisania dokumentu.

Co zawiera Poświadczenie podpisania dokumentu doPodpisu.pl?

Poświadczenie podpisania dokumentu zawiera informacje związane z procesem podpisywania i pozwala powiązać informacje o podpisie z konkretnym dokumentem elektronicznym.

Znajdują się się tam między innymi:

• dane osób, które podpisały dokument,
• rodzaj zastosowanego podpisu,
• data i czas podpisania,
• informacje dotyczące podpisów i pieczęci elektronicznych,
• informacje niezbędne do weryfikacji zgodności podpisu z dokumentem elektronicznym.

Jak przechowywać dokument podpisany elektronicznie?

Jeżeli dokument ma być przechowywany zarówno cyfrowo, jak i papierowo, warto zachować:

1. Oryginalny plik elektroniczny z podpisem, np. PDF lub XML,
2. Wydruk dokumentu,
3. Poświadczenie podpisania dokumentu jako część dokumentacji papierowej.

W przypadku formalnego wykorzystania wydruku należy dodatkowo sprawdzić, czy wymagane jest poświadczenie jego zgodności z dokumentem elektronicznym.

Podpis kwalifikowany, zaawansowany i elektroniczny a wydruk

Zasada dotycząca wydruku dotyczy dokumentów podpisanych różnymi rodzajami podpisów elektronicznych.

Dotyczy to między innymi:

• Podpisu elektronicznego (SES),
• Podpisu elektronicznego zaawansowanego (AES),
• Podpisu elektronicznego kwalifikowanego (QES).

W każdym przypadku należy rozróżnić elektroniczny dokument zawierający dane podpisu od jego papierowego wydruku.

Podsumowanie

Dokument podpisany elektronicznie można wydrukować. Jeżeli chcesz zachować kompletną dokumentację papierową, wydrukuj wszystkie strony dokumentu, w tym Poświadczenie podpisania dokumentu.

Pamiętaj jednak o kilku zasadach:

• oryginalny dokument podpisany elektronicznie pozostaje w formie elektronicznej,
• wydruk nie zawiera podpisu elektronicznego w jego cyfrowej postaci,
• Poświadczenie podpisania dokumentu zawiera informacje niezbędne do weryfikacji zgodności podpisu z dokumentem elektronicznym,
• oryginalny plik elektroniczny należy zachować, jeśli potrzebna będzie elektroniczna weryfikacja podpisu,
• w określonych sytuacjach wydruk może zostać poświadczony za zgodność z dokumentem elektronicznym przez uprawnioną osobę lub organ.

Dzięki temu możesz korzystać zarówno z papierowej dokumentacji, jak i zachować elektroniczny oryginał potrzebny do weryfikacji podpisu.