Jaki podpis elektroniczny wybrać do dokumentów firmowych?
Firmy coraz częściej podpisują umowy, dokumenty HR, oferty i inne dokumenty online zamiast drukować je, skanować i wysyłać. Pojawia się jednak pytanie: jaki podpis elektroniczny wybrać do dokumentów firmowych?
Nie ma jednego rodzaju podpisu odpowiedniego dla każdego dokumentu. Wybór powinien zależeć od rodzaju dokumentu, wymaganej formy, sposobu potwierdzenia tożsamości podpisujących oraz konsekwencji, jakie mogłoby mieć zakwestionowanie dokumentu.
Spis treści
W praktyce firma może korzystać z podpisu elektronicznego, podpisu elektronicznego zaawansowanego lub podpisu elektronicznego kwalifikowanego.
Jeden termin i różne rodzaje podpisów
Podpis elektroniczny obejmuje różne sposoby podpisywania dokumentów, które mogą różnić się między innymi poziomem identyfikacji, sposobem zabezpieczenia dokumentu oraz skutkami prawnymi.
Jeśli chcesz poznać różnice między poszczególnymi rodzajami podpisów, przeczytaj Rodzaje podpisów elektronicznych.
W przypadku dokumentów firmowych najważniejsze jest natomiast dopasowanie rodzaju podpisu do konkretnego dokumentu, osób uczestniczących w procesie oraz wymaganej formy.
Cztery pytania przed wyborem podpisu
Przed uruchomieniem procesu podpisywania dokumentów firma powinna ustalić cztery podstawowe kwestie:
- Czy dla dokumentu wymagana jest konkretna forma?
Niektóre dokumenty mogą wymagać zastosowania określonego rodzaju podpisu. W przypadku wątpliwości wymagania dotyczące konkretnego dokumentu warto skonsultować z prawnikiem. - Kim są osoby podpisujące i jak można potwierdzić ich tożsamość?
Inaczej może wyglądać proces podpisywania dokumentu przez pracownika, inaczej przez klienta, kontrahenta czy osobę spoza organizacji. - Jakie konsekwencje miałoby zakwestionowanie dokumentu?
Im większe znaczenie dokumentu dla firmy i im większe ryzyko sporu, tym ważniejsze jest odpowiednie dopasowanie sposobu identyfikacji i podpisania. - Czy odbiorca ma własny podpis, czy potrzebuje rozwiązania jednorazowego?
Jest to szczególnie istotne w procesach HR, sprzedaży B2B i współpracy z osobami fizycznymi.
Co zrobić, gdy druga osoba nie ma własnego podpisu?
Firma może posiadać podpis kwalifikowany i regularnie wykorzystywać go do podpisywania dokumentów. Nie oznacza to jednak, że każdy klient, kandydat, pracownik czy kontrahent będzie miał własny podpis kwalifikowany.
W takiej sytuacji warto sprawdzić, czy wykorzystywane rozwiązanie umożliwia przekazanie drugiej osobie dokumentu do podpisania online, również z wykorzystaniem jednorazowego podpisu kwalifikowanego.
Dzięki temu odbiorca nie musi wcześniej kupować stałego certyfikatu tylko po to, aby podpisać jeden dokument.
Ma to praktyczne znaczenie między innymi wtedy, gdy firma:
- podpisuje umowy z nowymi klientami,
- zatrudnia pracowników lub współpracowników,
- współpracuje z freelancerami,
- zawiera umowy B2B,
- podpisuje dokumenty z osobami fizycznymi.
W takim procesie warto patrzeć nie tylko na to, jaki podpis posiada firma, ale również na to, jak łatwo dokument może podpisać druga strona.
Jaki podpis do dokumentów firmowych?
Dobór podpisu zależy od konkretnego procesu. Można przyjąć następujące podejście:
| Sytuacja | Co należy uwzględnić |
| Prosty proces o niższym ryzyku | Szybkość, prostota i odpowiedni poziom identyfikacji |
| Dokument wymagający silniejszego powiązania podpisu z osobą | Podpis elektroniczny zaawansowany |
| Dokument wymagający najwyższego poziomu formalnego | Podpis elektroniczny kwalifikowany |
| Dokument podpisywany przez klienta lub kontrahenta | Możliwość łatwego przekazania dokumentu do podpisu |
| Dokument podpisywany przez kandydata lub pracownika | Prosty proces dla osoby spoza organizacji |
| Dokument wymagający podpisu kwalifikowanego przez osobę bez własnego podpisu | Możliwość wykorzystania jednorazowego podpisu kwalifikowanego |
Tabela nie zastępuje analizy wymagań prawnych konkretnego dokumentu. Jej celem jest uporządkowanie procesu wyboru rozwiązania.
Nie tylko rodzaj podpisu
Wybór rodzaju podpisu to dopiero pierwszy element procesu. W firmie trzeba również ustalić, jak dokument będzie przekazywany, podpisywany i przechowywany.
Przed wdrożeniem warto odpowiedzieć na pytania:
- kto przygotowuje dokument,
- kto powinien go podpisać,
- w jakiej kolejności mają być składane podpisy,
- jak dokument trafia do kolejnych osób,
- czy odbiorcy otrzymują przypomnienia,
- kto może sprawdzić status dokumentu,
- gdzie przechowywany jest podpisany dokument,
- jak można zweryfikować podpis.
W przypadku dokumentów podpisywanych przez kilka osób szczególnie istotna jest możliwość ustalenia kolejności podpisywania i śledzenia statusu procesu.
Dzięki temu firma wie, kto otrzymał dokument, kto go podpisał i na czyj podpis nadal czeka.
Jak wybrać rozwiązanie do podpisywania dokumentów w firmie?
Najlepiej zacząć od przygotowania prostej matrycy dokumentów. Dla każdego procesu firma może określić:
- rodzaj dokumentu,
- osoby podpisujące,
- wymagany poziom podpisu,
- sposób potwierdzenia tożsamości,
- kolejność podpisów,
- sposób przekazania dokumentu,
- miejsce przechowywania gotowego dokumentu.
Dopiero na podstawie określonych wymagań warto wybrać narzędzie, które pozwoli odwzorować ustalone zasady i sprawnie obsługiwać dokumenty w firmie.
Platforma doPodpisu.pl umożliwia wysyłanie dokumentów do podpisu, podpisywanie dokumentów przez kilka osób w określonej kolejności. Firma może na bieżąco sprawdzać status dokumentu, wysyłać przypomnienia i przechowywać podpisane dokumenty.
W przypadku procesów, w których odbiorca nie posiada własnego podpisu kwalifikowanego, doPodpisu.pl pozwala również skorzystać z jednorazowego podpisu kwalifikowanego, dzięki czemu nie musi on wcześniej kupować długoterminowego certyfikatu.
Podpis powinien być dobrany do dokumentu, a proces podpisywania do sposobu pracy firmy.
FAQ: Podpis elektroniczny w firmie
Jaki podpis elektroniczny wybrać do dokumentów firmowych?
Nie ma jednego rodzaju podpisu odpowiedniego dla wszystkich dokumentów. Należy uwzględnić wymaganą formę dokumentu, sposób identyfikacji podpisujących, poziom ryzyka oraz to, czy dokument będzie podpisywany przez osoby spoza organizacji.
Czy każda umowa firmowa wymaga podpisu kwalifikowanego?
Nie. Wymóg zastosowania podpisu kwalifikowanego zależy od rodzaju dokumentu, wymaganej formy oraz przepisów mających zastosowanie do konkretnej sytuacji.
Czy klient może podpisać dokument bez posiadania własnego podpisu kwalifikowanego?
Zależy to od zastosowanego rozwiązania. Niektóre platformy umożliwiają przekazanie dokumentu klientowi do podpisu online, a w przypadku wymagania podpisu kwalifikowanego mogą udostępniać jednorazowy podpis kwalifikowany.
Czy można podpisać dokument online razem z kontrahentem?
Tak. Rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów mogą umożliwiać przekazanie dokumentu kolejnej osobie, ustalenie kolejności podpisów oraz monitorowanie statusu procesu.
Jaki podpis elektroniczny wybrać do umowy z klientem?
Najpierw należy sprawdzić, czy dla konkretnej umowy wymagana jest określona forma. Następnie należy uwzględnić sposób identyfikacji klienta, poziom ryzyka oraz to, czy klient posiada własny podpis.
Czy firma powinna używać tego samego podpisu do wszystkich dokumentów?
Nie zawsze. Różne procesy mogą mieć różne wymagania. Dokumenty o niższym ryzyku mogą wymagać innego sposobu podpisania niż dokumenty, dla których przepisy lub przyjęta polityka firmy wymagają wyższego poziomu formalnego.
Co sprawdzić przed wyborem platformy do podpisywania dokumentów?
Poza dostępnymi rodzajami podpisów warto sprawdzić możliwość wysyłania dokumentów do innych osób, obsługę wielu podpisujących, kolejność podpisów, przypomnienia, monitorowanie statusu, weryfikację oraz przechowywanie podpisanych dokumentów.
Masz dodatkowe pytania do artykułu lub produktu?
Zostaw dane kontaktowe i porozmawiaj bezpłatnie z konsultantem.
