Firmy, które mają do czynienia z ogromną ilością dokumentów papierowych, poświęcają wiele czasu i środków na ich drukowanie, kserowanie, wysyłanie i archiwizowanie. Rozwiązaniem tego problemu jest zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów. Na czym pozwala zaoszczędzić? Sprawdź, jakie są korzyści elektronicznego obiegu dokumentów.
Korzyści elektronicznego obiegu dokumentów – oszczędność na papierze, tonerze, drukarkach i innych urządzeniach
Koszty druku to nie tylko koszt papieru. Firma musi również zakupić tonery, drukarki, kserokopiarki i inne urządzenia biurowe, a także opłacić pracowników zajmujących się obsługą i utrzymaniem tych urządzeń. Wyeliminowanie tych opłat i lepsze zagospodarowanie czasu pracowników to podstawowa zaleta elektronicznego obiegu dokumentów.
Eliminacja kosztów przesyłek
Tradycyjny obieg dokumentów wymaga częstego wysyłania dokumentów pocztą, kurierem lub faksem. To oznacza koszty wysyłki, ale także koszty materiałów takich jak koperty, znaczki, folie bąbelkowe itp. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje te koszty, przynosząc firmie kolejne korzyści finansowe.
Za cenę nadania koperty z dokumentami u jednej z firm kurierskich możesz przez miesiąc korzystać z platformy dopodpisu.pl i wysyłać nieograniczoną liczbę dokumentów.
Koszty archiwizacji
Większość dokumentów firmy muszą przechowywać przez długi czas, a to wymaga przestrzeni do przechowywania, kosztów związanych z utrzymaniem tych dokumentów. Alternatywą jest skorzystanie z wewnętrznego archiwum, ale to również niemało kosztuje.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przechowywanie dokumentów w chmurze, co eliminuje potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów i ich zabezpieczenia. Wszystkie dokumenty podpisywane przez dopodpisu.pl są automatycznie archiwizowane na platformie.
Podsumowanie
Korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów, firma handlowa, która na co dzień generuje wiele dokumentów, sporo zaoszczędzi. Pozbycie się kosztów papieru, tonerów, drukarek i innych urządzeń biurowych, kosztów wysyłki i przesyłek, a także kosztów archiwizacji, może dać firmie oszczędność nawet do kilku tysięcy złotych rocznie.
Ponadto, elektroniczny obieg dokumentów poprawia wydajność i szybkość pracy, a także pozwala na lepszą organizację dokumentów i łatwiejszy dostęp do nich. To przyszłościowe rozwiązanie, które pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy, a jednocześnie przyczynia się do ochrony środowiska.
Przeczytaj także: Jak działa elektroniczny obieg dokumentów na smartfonie?
