Jednym z wyzwań biznesu jest konieczność przetwarzania dokumentów, które mają znaczenie dla funkcjonowania firmy. Wysyłanie drukowanych i skanowanych dokumentów jest mało efektywne i kosztowne. Na całe szczęście, przedsiębiorcy mają alternatywę. Poznaj najważniejsze różnice między elektronicznym a tradycyjnym systemem obiegu dokumentów.
Elektroniczny a tradycyjny system obiegu dokumentów
Wysyłanie drukowanych i skanowanych dokumentów jest kosztowne i czasochłonne. Wymaga drukowania, pakowania i wysyłania dokumentów, a także czekania na ich dostarczenie i odbiór przez adresata.
Z drugiej strony, korzystanie z elektronicznych dokumentów z wykorzystaniem platformy doPodpisu jest szybkie i oszczędne. Wszystkie dokumenty są przechowywane w chmurze, dzięki czemu są dostępne w każdej chwili i z dowolnego urządzenia z dostępem
Zalety elektronicznego systemu obiegu dokumentów
Zastosowanie platformy elektronicznego obiegu dokumentów doPodpisu zwiększa bezpieczeństwo przetwarzanych informacji. Przesyłane przez nią dokumenty są szyfrowane i zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, co zapewnia ochronę przed kradzieżą i utratą poufnych danych. Wysyłanie drukowanych i skanowanych dokumentów z kolei stwarza ryzyko utraty, kradzieży lub zniszczenia.
Zastosowanie platformy doPodpisu umożliwia także efektywną pracę zespołu, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z pracownikami z różnych lokalizacji. Wszystkie dokumenty są dostępne dla zespołu w czasie rzeczywistym, co pozwala na pracę nad nimi jednocześnie.
Możliwość wykorzystania podpisu kwalifikowanego znacznie przyspiesza proces podpisywania i przesyłania dokumentu. Pozwala bezproblemowo podpisywać najważniejsze umowy i załatwiać wszystkie formalności związane z prowadzeniem firmy.
Podsumowanie
Jak widać, różnice między elektronicznym a tradycyjnym systemem obiegu dokumentów są znaczące. Przetwarzanie papierowych dokumentów rzadko jest warte zachodu.
Natomiast zastosowanie platformy doPodpisu znacznie usprawni pracę każdego przedsiębiorstwa. Elektroniczne rozwiązania są szybsze, bezpieczniejsze, bardziej efektywne i oszczędne. Dla firm, które chcą zwiększyć swoją wydajność i zminimalizować koszty, korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów jest oczywistym wyborem.
Przeczytaj także: Jak wykorzystać system elektronicznego obiegu dokumentów w firmie budowlanej?
