Elektroniczny obieg dokumentów to proces zarządzania dokumentami przy użyciu technologii elektronicznych. Jest to system, w którym dokumenty są tworzone, przetwarzane, przechowywane i udostępniane w formie cyfrowej, zamiast tradycyjnych dokumentów papierowych.
Główne cechy elektronicznego obiegu dokumentów to:
Tworzenie elektronicznych dokumentów: Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możliwe jest tworzenie dokumentów w formie cyfrowej. Można je tworzyć za pomocą programów do edycji tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i innych narzędzi do przetwarzania tekstu.
Przetwarzanie i udostępnianie dokumentów: Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia przetwarzanie dokumentów w sposób elektroniczny. Można nimi manipulować, edytować, dodawać komentarze, wprowadzać zmiany i udostępniać innym użytkownikom w łatwy i szybki sposób.
Systematyzacja i organizacja dokumentów: Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami umożliwiają organizowanie dokumentów w hierarchiczne struktury, takie jak foldery, katalogi i podkatalogi. Dzięki temu można łatwo odnaleźć potrzebne dokumenty i utrzymywać porządek w przepływie informacji.
Elektroniczne podpisy i autoryzacje: Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na stosowanie elektronicznych podpisów i autoryzacji, co eliminuje konieczność drukowania dokumentów, podpisywania ich odręcznie i skanowania z powrotem. Elektroniczne podpisy są prawnie ważne i zapewniają bezpieczeństwo transakcji.
Bezpieczeństwo dokumentów: Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami zapewniają zabezpieczenia, takie jak kontrole dostępu, uwierzytelnianie użytkowników i szyfrowanie, aby chronić poufność i integralność dokumentów. Wprowadza się również mechanizmy kopii zapasowych i przywracania danych, aby minimalizować ryzyko utraty dokumentów.
Śledzenie historii dokumentów: Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia rejestrowanie i śledzenie historii zmian w dokumentach. Można zobaczyć, kto i kiedy wprowadził określone zmiany, co ułatwia audytowanie i zapewnienie ścisłej kontroli nad dokumentami.
Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów to przede wszystkim redukcja kosztów związanych z drukowaniem dokumentów.
