Pieczęć elektroniczna

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Cyfryzacja procesów biznesowych i nowoczesne rozwiązania chmurowe dominują coraz bardziej. Takim rozwiązaniem jest pieczęć elektroniczna, która umożliwia szybkie i automatyczne opieczętowanie istotnych dokumentów, które są wydawane masowo w firmach oraz administracji publicznej. W erze rozwijającej się cyfryzacji procesów biznesowych i nowych rozwiązań opartych na chmurze, na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi, które ułatwiają prowadzenie firmy. Jednym z nich jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która w prosty sposób zastępuje tradycyjną pieczątkę, podnosząc tym samym poziom cyfrowej sprawności Twojej firmy.

Pieczęć elektroniczna – co to takiego jest?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest narzędziem cyfrowym, które umożliwia jednoczesne podpisanie wielu dokumentów elektronicznych za pomocą danych identyfikacyjnych organizacji, takich jak nazwa firmy, numery NIP, KRS oraz adresy, co ułatwia identyfikację dla odbiorcy.

Dzięki unijnemu rozporządzeniu eIDAS oraz zgodnie z przepisami prawa polskiego, wykorzystanie tego narzędzia pozwala w większości przypadków całkowicie zrezygnować z tradycyjnej pieczątki. Dokumenty elektroniczne opieczętowane w ten sposób są traktowane jako równoważne ich papierowym odpowiednikom na terenie całej Unii Europejskiej.

Rodzaje kwalifikowanej pieczęci elektronicznej:

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie:

Przeznaczona do rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), usługa EuroCert obejmuje certyfikat pieczęci kwalifikowanej wydany na karcie kryptograficznej, czytnik karty oraz oprogramowanie desktopowe do podpisywania dokumentów. Umożliwia podpisanie pojedynczych lub wielu dokumentów jednocześnie bezpośrednio na komputerze użytkownika. Jest zalecana dla organizacji, które pieczętują dokumenty elektroniczne w mniejszym zakresie.

Pieczęć kwalifikowana chmurowa ECQSS:

To kompleksowa usługa oferująca pieczęć kwalifikowaną w chmurze oraz serwerową aplikację podpisującą. Służy do automatycznego i masowego podpisywania dokumentów elektronicznych. Integracja chmurowej pieczęci kwalifikowanej ECQSS z zewnętrznym systemem klienta odbywa się za pomocą API. Jest dostępna w modelach SaaS (chmurowym) oraz On-premise, czyli w ramach infrastruktury firmy.

Korzyści z Wykorzystania Kwalifikowanej Pieczęci Elektronicznej:

Konsekwencje Prawne i Plusy e-Pieczęci Kwalifikowanej

E-pieczęć kwalifikowana, podobnie jak elektroniczny podpis, posiada istotne skutki prawne. Dokumenty opieczętowane elektronicznie mogą być uznane za oryginalne i równoważne ich papierowym wersjom w Polsce i UE, zgodnie z rozporządzeniem eIDAS oraz polską ustawą o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej.

Przyspieszenie Procesów Biznesowych

E-pieczęć kwalifikowana wspiera automatyzację procesów biznesowych poprzez integrację z infrastrukturą przedsiębiorstwa, umożliwiając szybkie podpisywanie dokumentów, takich jak faktury czy zaświadczenia, w sposób masowy.

Maksymalne Bezpieczeństwo

Zapewnia wiarygodność danych oraz integralność dokumentów, umożliwiając identyfikację podmiotu, który sporządził dokument, a także minimalizując ryzyko podszywania się pod inną firmę.

Oszczędności Finansowe

Redukuje zużycie papieru i koszty związane z drukowaniem, przy czym elektroniczna archiwizacja okazuje się być tańsza i efektywniejsza od tradycyjnego archiwum papierowego.

Oszczędność Czasu

Umożliwia szybkie przesyłanie dokumentów elektronicznych do kontrahentów, a możliwość pieczętowania wielu dokumentów jednocześnie zwiększa produktywność.

Szerokie Zastosowanie

E-pieczęć kwalifikowana może być wykorzystywana przez różne podmioty gospodarcze, administrację publiczną oraz osoby fizyczne, dostosowując się do różnych potrzeb sektorów i klientów.

Ekologiczność

Redukuje negatywne oddziaływanie na środowisko poprzez eliminację nieekologicznych procesów w organizacjach i wdrażanie rozwiązań cyfrowych.

Budowanie Pozytywnego Wizerunku Przedsiębiorstwa

Wprowadza profesjonalny wizerunek organizacji, która dba o środowisko oraz promuje przyjazne miejsca pracy, co może przyczynić się do rozwoju firmy.

Być może zainteresuje Cię jeszcze to:

Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF?

KSeF to polski system e-faktur, z którego podatnicy mogą korzystać dobrowolnie do 1 lipca 2024 roku i wystawiać tzw. faktury ustrukturyzowane. Po tym terminie, zgodnie z przepisami prawa, fakturowanie KSeF w transakcjach business-to-business stanie się obowiązkowe. Warto więc rozpocząć pracę z aplikacją już teraz, aby oszczędzić sobie trudności związanych z logowaniem do KSeF na ostatnią chwilę. Jak zalogować się w KSeF? Jak uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika i dostosować swój biznes do nowych standardów? Wszystkiego dowiesz się w tym artykule.

Czym jest proces logowania i uwierzytelniania w KSeF?

Krajowy System e-Faktur wraz z Aplikacją Podatnika służy do wystawiania, przechowywania, wysyłania i odbierania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, zgodnych ze wzorem Ministerstwa Finansów. System ten funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku, a jego celem jest usprawnienie prowadzenia działalności gospodarczej, w tym rozliczania podatku VAT.

Aby podatnik mógł w pełni skorzystać z systemu, musi przejść logowanie KSeF, które jest pierwszym krokiem do uzyskania dostępu do aplikacji.

W tym celu niezbędne będzie uwierzytelnienie, czyli proces, który polega na potwierdzeniu zadeklarowanej tożsamości.

Uwierzytelnienie KSeF umożliwia codzienną obsługę Aplikacji Podatnika, w której możemy nadawać uprawnienia do naszego konta czy wykonywać bieżące działania związane z obiegiem faktur elektronicznych.

Sposób korzystania z KSeF regulują:

Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Etapy wdrożenia KSeF krok po kroku

Oto, jak wygląda obsługa Krajowego Systemu e-Faktur krok po kroku:

Logowanie do KSeF (rejestracja)– nabycie uprawnień do obsługi KSeF poprzez elektroniczne logowanie w Aplikacji Podatnika lub złożenie pisemnego formularzu ZAW-FA do Urzędu Skarbowego, który przypisze uprawnienia w KSeF
Uwierzytelnienie do KSeF– logowanie wybranym narzędziem pieczęć elektroniczna lub, podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany) w Aplikacji Podatnika i autoryzacja do wykonywania operacji w Aplikacji Podatnika
Nadanie uprawnień do konta– nadanie uprawnień osobom z firmy lub osobom trzecim (np. biuro rachunkowe), którę będą mogły uzyskać dostęp konta firmy w Aplikacji Podatnika KSeF
Korzystanie z KSeF – pobieranie i wysyłanie faktur poprzez Aplikację Podatnika lub system księgowy zintegrowany z KSeF za pomocą API oraz zarządzanie uprawnieniami

Każdy podmiot gospodarczy w Polsce z numerem NIP posiada automatycznie utworzone konto w Aplikacji Podatnika KSeF, które jest zakładane przez Ministerstwo. Proces rejestracji jest tak naprawdę etapem logowania potwierdzającym uruchomienie konta.

Jak zalogować się w KSeF?

Logowanie KSeF można przeprowadzić na dwa sposoby:

tradycyjnie (za pomocą pisemnego zawiadomienia ZAW-FA),
elektronicznie na stronie podatki.gov.pl/ksef (wykorzystującpodpis kwalifikowany lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub Profil Zaufany lub token KSeF).

Sposób rejestracji KSeF zależy od tego, czy reprezentujemy jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę. Logowanie do KSeF drogą online wymaga jednak posiadania odpowiedniego narzędzia.

Logowanie KSeF w sposób elektroniczny

Podpis elektroniczny jest wystarczającym narzędziem dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, którzy chcą zalogować się do KSeF po raz pierwszy. Po wejściu na stronę KSeF, przedsiębiorca musi wpisać NIP firmy, a następnie wybrać wariant logowania, tj. Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany. W przypadku drugiej opcji, najbardziej powszechnym rozwiązaniem jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Podatnik może jednak dokonać rejestracji również z użyciem pieczęci elektronicznej, która została wystawiona w op

Zarejestruj i uwierzytelnij firmę w KSeF 100% online
bez tracenia czasu w Urzędzie

Logowanie do KSeF poprzez zawiadomienie ZAW-FA

W przypadku osób prawnych, takich jak spółki, elektroniczna rejestracja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jest możliwa tylko wtedy, gdy osoba reprezentująca spółkę dysponuje kwalifikowaną pieczęcią z danymi spółki. Jeśli jednak nie posiada ona e-pieczęci, konieczne jest złożenie papierowego formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym, w którym należy wskazać osobę odpowiedzialną za obsługę KSeF (np. członka zarządu lub księgowego).

Samo złożenie formularza ZAW-FA nie wystarcza jednak do przeprowadzania codziennych operacji w systemie KSeF. Nawet po złożeniu zgłoszenia, osoba wskazana w formularzu będzie musiała logować się do aplikacji przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego z własnymi danymi. Dlatego, jeśli jako przedstawiciele spółki chcemy usprawnić procesy biznesowe już na początku, warto korzystać z e-pieczęci we wszystkich czynnościach związanych z KSeF.

Rejestracja w Krajowym Systemie e-Faktur z użyciem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej znacząco ułatwia proces zarządzania i nadawania uprawnień w firmie.

To narzędzie oferuje znacznie więcej możliwości niż kwalifikowany podpis elektroniczny, jednak oczywiście nie wyklucza możliwości korzystania z e-podpisu. Kwalifikowana pieczęć stanowi szczególne ułatwienie, zwłaszcza dla osób zagranicznych (np. członków zarządu spoza Polski), które nie posiadają numeru PESEL i nie mogą uwierzytelniać się za pomocą Profilu Zaufanego.

Uwierzytelnianie w KSeF w formie elektronicznej – korzyści

Podczas korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, istotną rolę odgrywają kwalifikowane usługi zaufania, które można nabyć w dowolnym momencie u dostawcy, np. EuroCert.

Oto najważniejsze zalety stosowania kwalifikowanej pieczęci i kwalifikowanego podpisu w obsłudze KSeF:

Przyspieszają zdalną rejestrację w systemie KSeF.
Nie wymagają składania zawiadomienia ZAW-FA przy użyciu pieczęci elektronicznej.
Umożliwiają zautomatyzowanie bieżących procesów w KSeF (np. masowe wysyłanie faktur).
Ułatwiają obsługę systemu osobom, które nie posiadają polskiego numeru PESEL.
W przypadku awarii KSeF, mogą pomóc w zapewnieniu autentyczności i integralności przesyłanych faktur.
Gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa.

Podsumowanie: Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla podatników od 1 lipca 2024 roku. Rejestracja i uwierzytelnienie w KSeF, w zależności od statusu prawego użytkownika i specyfiki biznesu, jest możliwe dzięki narzędziom, takim jak kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub Profil Zaufany. Aby uniknąć problemów z logowaniem do KSeF, warto rozpocząć pracę z rządowym systemem jak najszybciej oraz zaopatrzyć się w niezbędne usługi zaufania dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa.

Dodatkowe treści związane z pieczęcią kwalifikowaną: