Kwalifikowany podpis elektroniczny
Wykorzystanie podpisu elektronicznego umożliwia skuteczne usprawnienie i przyspieszenie wielu procesów zachodzących w firmach. Jego legalna moc jest równoważna tradycyjnej, własnoręcznej sygnaturze, co pozwala nam na podpisywanie praktycznie wszystkich niezbędnych dokumentów dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Co więcej, stanowi to pierwszy krok w kierunku wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, co znacząco poprawia efektywność wewnętrznych struktur nie tylko w firmie.
Czym jest podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny oraz wszystkie kwestie z nim związane zostały uregulowane w Rozporządzeniu Unii Europejskiej eIDAS, tj. nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku, dotyczącym identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w transakcjach elektronicznych na rynku wewnętrznym.
Zgodnie z postanowieniami tego dokumentu, podpis elektroniczny definiowany jest jako dane zapisane w formie elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi zapisanymi w tej samej formie. Taki zestaw danych, używany przez konkretną osobę, umożliwia jej bezsporną i obiektywną identyfikację, co pozwala na jego uznawanie jako podpisu.
Najbardziej zaawansowaną formą podpisu elektronicznego jest podpis elektroniczny kwalifikowany, który składa się za pośrednictwem urządzenia kwalifikowanego, działającego na podstawie certyfikatu kwalifikowanego.
Zgodnie z artykułem 25. rozporządzenia eIDAS, jedynie złożenie podpisu elektronicznego w formie kwalifikowanej ma identyczny skutek prawny, co własnoręczny podpis. Może on być stosowany do podpisywania większości umów, które wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Przykłady zastosowania elektronicznego podpisu kwalifikowanego obejmują:
- Umowy handlowe i kontrakty: Podpisywanie umów handlowych, umów o pracę, umów najmu oraz innych dokumentów biznesowych.
- Dokumenty finansowe: Podpisywanie umów kredytowych, leasingowych, faktur i innych dokumentów finansowych.
- Dokumenty prawne: Weryfikacja pełnomocnictw, umów spadkowych, testamentów elektronicznych i innych dokumentów prawnych.
- Procesy zatrudnienia: Akceptacja elektronicznych dokumentów związanych z procesem zatrudnienia, takich jak umowy o pracę, deklaracje podatkowe pracowników, itp.
- Zarządzanie personelem: Elektroniczne potwierdzanie zgód pracowników na regulaminy, polityki firmowe, itp.
- Transakcje handlowe online: Podpisywanie umów i potwierdzanie zakupów dokonywanych online, np. w sklepach internetowych.
- Dokumenty medyczne: Weryfikacja elektronicznych dokumentów medycznych, takich jak zgody na leczenie, oświadczenia pacjentów.
- Dokumenty publiczne: Podpisywanie dokumentów związanych z administracją publiczną, np. wnioski, oświadczenia, zgłoszenia.
- Konferencje wideo i webinary: Potwierdzanie uczestnictwa w spotkaniach online, zatwierdzanie protokołów, itp.
- Dokumenty edukacyjne: Podpisywanie umów edukacyjnych, potwierdzanie udziału w kursach online, zatwierdzanie ocen elektronicznych.
