Obieg dokumentów w firmie wymaga wielu działań administracyjnych, które zajmują czas i mogą prowadzić do błędów.
Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na zastosowanie platform do obiegu dokumentów z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego. Jednym z udogodnień oferowanych przez takie platformy jest możliwość zaimportowania książki kontaktów, co przyspiesza proces wysyłania dokumentów.
Dodawanie kontaktów do list odbiorców
Kontakty znajdujące się w książce kontaktów są automatycznie dodawane do listy odbiorców w programie, co oszczędza czas i pozwala uniknąć błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem adresów email czy numerów telefonów. Po zaimportowaniu książki kontaktów, użytkownik platformy może natychmiast zacząć korzystać z niej podczas procesu wysyłania dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – zalety stosowania podpisu kwalifikowanego
Stosowanie podpisu kwalifikowanego w obiegu dokumentów ma wiele zalet, w tym zapewnienie bezpieczeństwa i autentyczności dokumentów.
Podpis kwalifikowany to elektroniczna forma podpisu, która jest równoważna z tradycyjnym podpisem odręcznym.
Jest on szyfrowany i umożliwia jednoznaczne powiązanie osoby podpisującej dokument z danymi zawartymi w certyfikacie.
Jedną z głównych zalet wykorzystania podpisu kwalifikowanego jest to, że osoba podpisująca dokument może to zrobić w dowolnym miejscu i czasie. Wystarczy, że posiada dostęp do platformy, a cały proces podpisywania dokumentu jest prosty i intuicyjny. Ponadto, proces podpisywania dokumentów jest szybszy, niż tradycyjne metody podpisywania, co zwiększa wydajność i efektywność pracy.
Ważny element
Ważnym elementem obiegu dokumentów jest możliwość łatwego monitorowania statusu dokumentu oraz otrzymywania powiadomień o jego podpisaniu.
Platforma do obiegu dokumentów umożliwia śledzenie statusu dokumentu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu użytkownik wie, na jakim etapie znajduje się proces podpisywania.
Dodatkowo, użytkownik może ustawić powiadomienia e-mailowe lub SMS-owe, które informują go o konieczności podpisania dokumentu lub o jego podpisaniu przez inną osobę.
Wniosek
Zaimportowana książka kontaktów w elektronicznym obiegu dokumentów z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego przyspiesza i ułatwia proces wysyłania dokumentów. Dodatkowo, wykorzystanie podpisu kwalifikowanego zapewnia bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów, a proces podpisy.
Przeczytaj także: https://dopodpisu.pl/podpis-kwalifikowany-dla-prawnika