Męczy Cię prowadzenie tradycyjnej dokumentacji? Masz dość drukowania, skanowania, nadawania poczty, upychania segregatorów po szafkach? Poznaj lepsze rozwiązanie. Sprawdź, jakie zastosowania ma elektroniczny obieg dokumentów w firmie i jakie korzyści wynikają z jego zastosowania.
Zastosowanie – elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Zarządzanie dokumentacją wewnętrzną
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie umożliwia firmom skuteczne zarządzanie dokumentacją wewnętrzną, taką jak polityki, procedury, instrukcje, formularze i raporty. Dokumenty te mogą być łatwo tworzone, edytowane, udostępniane, a także weryfikowane i aktualizowane zgodnie z potrzebami firmy
Procesy związane z zatrudnieniem
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie może być wykorzystywany w procesach rekrutacyjnych i zatrudnianiu pracowników. Firmy mogą przechowywać elektronicznie aplikacje o pracę, CV, listy motywacyjne, umowy o pracę, formularze podatkowe itp. Procesy związane z zatrudnieniem mogą być bardziej efektywne i mniej czasochłonne dzięki elektronicznej archiwizacji i udostępnianiu dokumentów.
Umowy i kontrakty
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie ułatwia zarządzanie procesem tworzenia, podpisywania i przechowywania umów i kontraktów. Firmy mogą tworzyć umowy elektronicznie, wysyłać je do podpisu za pomocą elektronicznych podpisów, a następnie przechowywać w bezpieczny sposób. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia również śledzenie historii zmian w umowach i terminów ważności.
Współpraca i udostępnianie dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie ułatwia współpracę między pracownikami poprzez udostępnianie dokumentów w formie elektronicznej. Wszyscy zainteresowani pracownicy mogą mieć dostęp do potrzebnych dokumentów, edytować je wspólnie, dodawać komentarze i śledzić postępy projektów. Eliminuje to konieczność wysyłania dokumentów pocztą elektroniczną lub drukowania i dystrybucji papierowych kopii.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – zarządzanie przepływem dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia zdefiniowanie i kontrolowanie przepływu dokumentów w firmie. Można ustalić określone etapy, w których dokumenty muszą być zatwierdzone lub przekazane do kolejnych osób lub działów. Automatyzacja procesu przepływu dokumentów przyspiesza pracę i minimalizuje ryzyko utraty dokumentów lub opóźnień w działaniu.
Archiwizacja i przechowywanie dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów bez potrzeby tworzenia tradycyjnego archiwum.
Chcesz skorzystać ze wszystkich tych udogodnień? Zdecyduj się na system elektronicznego obiegu dokumentów doPodpisu.
Przeczytaj także: Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów?
