Elektroniczny obieg dokumentów to proces zarządzania dokumentami przy użyciu technologii elektronicznych. Jest to system, w którym dokumenty są tworzone, przetwarzane, przechowywane i udostępniane w formie cyfrowej, zamiast tradycyjnych dokumentów papierowych.
Cechy elektronicznego obiegu dokumentów
Tworzenie elektronicznych dokumentów
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możliwe jest tworzenie dokumentów w formie cyfrowej. To przyśpiesza i ułatwia pracę, jako że nie wymaga drukowania, pozwala łatwiej je przesyłać i przechowywać.
Przetwarzanie i udostępnianie dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia przetwarzanie dokumentów w sposób elektroniczny. Można nimi manipulować, edytować, dodawać komentarze, wprowadzać zmiany i udostępniać innym użytkownikom w łatwy i szybki sposób. Ich edycja jest znacznie prostsza i szybsza niż w przypadku papierowej dokumentacji. Natomiast ich przesyłanie jest szybsze i dużo tańsze.
Systematyzacja i organizacja dokumentów
Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami, takie jak doPodpisu, umożliwiają organizowanie dokumentów w hierarchiczne struktury, takie jak foldery, katalogi i podkatalogi. Dzięki temu można łatwo odnaleźć potrzebne dokumenty i utrzymywać porządek w przepływie informacji.
Elektroniczne podpisy i autoryzacje
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na stosowanie elektronicznych podpisów i autoryzacji, co eliminuje konieczność drukowania dokumentów, podpisywania ich odręcznie i skanowania z powrotem. Elektroniczne podpisy są prawnie ważne i zapewniają bezpieczeństwo transakcji.
Bezpieczeństwo dokumentów
Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami zapewniają zabezpieczenia, takie jak kontrole dostępu, uwierzytelnianie użytkowników i szyfrowanie, aby chronić poufność i integralność dokumentów. Wprowadza się również mechanizmy kopii zapasowych i przywracania danych, aby zminimalizować ryzyko utraty dokumentów.
Śledzenie historii dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia rejestrowanie i śledzenie historii zmian w dokumentach. Można zobaczyć, kto i kiedy wprowadził określone zmiany, co ułatwia audytowanie i zapewnienie ścisłej kontroli nad dokumentami
Redukcja kosztów
Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów to przede wszystkim redukcja kosztów związanych z drukowaniem dokumentów.
Przeczytaj także: Do czego wykorzystam elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
