Istnieje wiele usług związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów, ale jakie są zasadnicze różnice między nimi?
Różnice w usługach elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczna wymiana dokumentów
To usługa polegająca na przesyłaniu dokumentów pomiędzy dwoma lub więcej podmiotami za pośrednictwem Internetu. To szybki i bezpieczny sposób wymiany informacji, ale nie zapewnia automatycznego obiegu dokumentów w ramach organizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów
To kompleksowa usługa, która pozwala na wdrożenie cyfrowego procesu obiegu dokumentów w firmie. Dzięki temu dokumenty są przetwarzane i przesyłane między pracownikami zgodnie z ustalonymi regułami i procedurami.
Elektroniczny podpis dokumentów
To usługa umożliwiająca firmom podpisywanie dokumentów cyfrowych, co jest równoważne z podpisem odręcznym. Dzięki temu można zaoszczędzić czas i pieniądze na drukowaniu, wysyłaniu i przechowywaniu papierowych dokumentów
Elektroniczne archiwum dokumentów
To usługa umożliwiająca przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej przez określony czas. W ten sposób można zaoszczędzić miejsce i koszty związane z przechowywaniem dokumentu
Porównaj różnice między usługami elektronicznego obiegu dokumentów i wybierz taką, która najbardziej odpowiada Twojej firmie.
Należy zastanowić się, czy potrzebujemy kompleksowej usługi obejmującej wszystkie funkcjonalności czy jedynie usługi wymiany dokumentów lub podpisu cyfrowego. Ważne jest także sprawdzenie, czy usługa jest zgodna z normami bezpieczeństwa i prawnymi wymaganiami. Ostatecznie, wybierając dostawcę usług, warto zwrócić uwagę na jego doświadczenie i opinie klientów.
Przeczytaj także: Elektroniczny obieg dokumentów – zalety dla dużych firm
